اصطلاح دیپلماسی عمومی نخستین بار در سال 1965 از سوی ادموند گالیون، دیپلمات بازنشسته آمریکا و عضو مدرسه حقوق و دیپلماسی فلچر در دانشگاه تافتز به کار رفت، از آن زمان تعریفهای مختلفی از این نوع دیپلماسی ارائه شده است، به عنوان نمونه از نظر وزارت امور خارجه انگلیس «دیپلماسی عمومی، فرآیندی برای دستیابی به اولویتهای راهبردی بریتانیا در سطح بین الملل و ارتباط با عموم مردم در کشورهای خارجی است.» آژانس اطلاعاتی آمریکا در سال 1997 دیپلماسی عمومی را فرآیندی برای تحصیل و ترفیع منافع ملی آمریکا از طریق اطلاع رسانی، اعمال نفوذ و درک مخاطبان خارجی تعریف کرد.
مفهوم کلی "دیپلماسی عمومی" برقراری روابط حسنه دولتها با ملتها به جای روابط بین دولتها و در جهت فتح قلوب و اذهان عمومی همه مردم یا بخشهای انتخاب شده ای از مردم کشورهای هدف، از طریق سیاستهای فرهنگی و اجتماعی است.
تعریف اصلی پایگاه رسمی اینترنتی وزارت امور خارجه ایالات متحده آمریکا، دیپلماسی عمومی را "دستیابی به اهداف سیاسی از طریق کار با عموم مردم در کشورهای خارجی" بیان کرده است. یک تعریف رسمی جدیدتر از دیپلماسی عمومی ایالات متحده نیز "کار برای نفوذ مثبت در دیدگاههای افراد و سازمانهای خارجی نسبت به ایالات متحده و همکاری آنها با آمریکا " را به عنوان دیپلماسی عمومی معرفی کرده است.
شیوههای اجرایی دیپلماسی عمومی قدرتهای بزرگ و به خصوص ایالات متحده در سالهای قبل از جنگ جهانی دوم در طول دهه های اخیر دچار تغییر و تحولات بسیاری بوده و از راههای مختلفی اعمال می شدند. اما مفهوم دیپلماسی عمومی در یک تعریف کلی عبارت از: (اینکه دولتها در سیاست خارجی از امکانات و ابزارهای رسانه ای، ارتباطی و روابط عمومی استفاده کنند برای تاثیر گذاری بر مردم کشورهای دیگر).
در دیپلماسی به صورت سنتی نوع رابطه بین دولتها، رابطه بین حاکمان بوده؛ یعنی رابطه بین دیپلماتهایی که نمایندگان رسمی دولتها بودند و پشت درهای بسته به نمایندگی از دولت خودشان با نمایندگان دولتهای دیگر مذاکره می کردند و به تصمیماتی می رسیدند که به اجرا در می آمد.
دراین نوع دیپلماسی نقش افکار عمومی و مردم یک کشور چندان برجسته نبود و در واقع دولتها به خاطر عدم تعادل و عدم پیشرفت افکار عمومی، نیاز نمی دیدند که مردم را در تصمیمات خود مشارکت دهند.
دیپلماسی عمومی در فرهنگ واژگان اصطلاحات روابط بین الملل که در سال 1985 توسط وزارت خارجه امریکا منتشر شده اینچنین تعریف شده است: «دیپلماسی عمومی به برنامه های تحت حمایت دولت اشاره دارد که هدف از آنها اطلاع رسانی و یا تحت تأثیر قرار دادن افکار عمومی در کشورهای دیگر است؛ ابزار اصلی آن نیز انتشار متن، تصاویر متحرک، مبادلات فرهنگی، رادیو و تلویزیون [و اینترنت] است.»
هانس انتاچ نویسنده کتاب ارتباط برقرار کردن با جهان در سال 1990 در تعریف دیپلماسی عمومی چنین نوشت: "تلاش های رسمی دولت برای شکل دادن به محیط ارتباطی در کشورهای خارجیای که در آنها سیاست های امریکا اجرا می شود، تا بدین وسیله از میزان تأثیرات منفی، سوء تعبیرها و سوء تفاهمها در زمینه روابط میان امریکا و کشورهای دیگر کاسته شود".
هیئت مأمور برنامهریزی ادغام در وزارت خارجه امریکا نیز در سال 1995، دیپلماسی عمومی را اینگونه تعریف می کند: «دیپلماسی عمومی می کوشد منافع ملی ایالات متحده را از طریق مفاهیم، اطلاعرسانی و تأثیرگذاری بر مخاطبان خارجی ارتقا دهد.» سازمان اطلاعاتی ایالات متحده هم که بیش از چهل سال به صورت تخصصی در زمینه دیپلماسی عمومی فعالیت کرده است، معتقد است: «دیپلماسی عمومی به دنبال آن است که منافع ملی و امنیت ملی ایالات متحده را از طریق شناخت، اطلاع رسانی و تأثیرگذاری بر مردم کشورهای دیگر و گسترش گفتگو میان شهروندان و نهادهای امریکایی و همتایان خارجی آنها ارتقا دهد».
سازمان اطلاعاتی ایالات متحده که بیش از چهل سال به صورت تخصصی در زمینه دیپلماسی عمومی فعالیت کرده است معتقد است «دیپلماسی عمومی به دنبال آن است که منافع ملی و امنیت ملی ایالات متحده را از طریق شناخت، اطلاع رسانی و تأثیرگذاری بر کشورهای دیگر و گسترش گفتگو میان شهروندان و نهادهای امریکایی و همتایان خارجی آنها ارتقا دهد.»
طبق تعریف آژانس اطلاعات ایالات متحده، دیپلماسی عمومی نوعی از دیپلماسی است که یک کشور برای پیشبرد منافع ملی خود و جلب حمایت بین المللی از طریق تفاهم، اطلاع رسانی و نفوذ بر روی خارجیان و گسترش گفتگو بین شهروندان و نهادهای خود و همتایان خارجی شان انجام می شود.
همانگونه که در این تعریف مشخص شده است، دیپلماسی عمومی در جهت شمولیت بخشیدن به دو نوع اقدام به نام اقدامهای مربوط به اطلاع رسانی ( پخش اطلاعات در خارج و پخش برنامه های بین المللی) و اقدامهای مربوط به اطلاع رسانی و تبادلات فرهنگی بین المللی گام بر می دارد.
در واقع دیپلماسی عمومی ایالات متحده هر دو بعد نامبرده را دربرمی گیرد. در مقابل آن دیپلماسی عمومی بریتانیا، بر بی.بی.سی، شورای بریتانیا و دیگر ابزارها در راستای پخش اطلاعات در میان خارجی ها و تلقین تصاویر مثبت از بریتانیا تاکید دارد.
هم اینک دیپلماسی عمومی در وزارت امور خارجه آمریکا این گونه تعریف می شود : «به کارگیری فنآوری اطلاعات و یک پارچگی منابع داخلی به منظور انجام هر چه بهتر سیاست خارجی کشور.» به بیان دیگر ، دیپلماسی عمومی عبارت است از به کارگیری تمامی منابع و مجاری رسمی و غیر رسمی، از جمله رسانه ها در خدمات سیاست خارجی.
بر این اساس ، از سال 2002 بخش مربوطه در وزارت امور خارجه ی آمریکا شروع به کارکرد و سه وظیفه عمده را بر عهده گرفت:
1- درگیر ساختن دیپلمات های وزارت امور خارجه در فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر فنآوری اطلاعات؛
2- ارتقاء شیوه های ارتباط در داخل و خارج از کشور؛
3- ارتقاء سیستم مدیریت اطلاعات.
اما دیپلماسی عمومی نوین ، صرفاً در پی تأثیر بر روابط خصمانه نبوده و عرصه های جدید را مورد توجه قرار می دهد. در این فرایند، روابط با کشورهای هدف:
• از مواجه و برخورد نظامی به تضاد
• از تضاد به بی طرفی
• از بی طرفی به همراهی
• از همراهی به مشارکت فعال
قابل برنامه ریزی و هدف گذاری است.