رسم نگهداري و حفاظت از اسناد و مدارك دولتي در ايران ، از دير باز رايج بوده است ، در دوران هخامنشيان هسته مركزي و زيربناي تشكيلات اداري امپراطوري را " بايگاني سلطنتي " تشكيل مي داد . در حقيقت مغر متفكر سازمان اداري ، رئيس بايگاني سلطنتي بود كه فرمانهاي شاه را به زير دستان ابلاغ مي كرد .
ايرانيان در ميانه قرن پنجم پيش از ميلاد از موادي مانند چرم و پاپيروس براي نوشتن استفاده مي كردند امابه سبب آسيب پذيري اين مواد ، اسناد و مدارك دوره هخامنشي دوام زيادي نياورد و بيشتر آنها از بين رفت . به همين دليل اسناد باقي مانده از دوران هخامنشي در مقايسه با اسناد موجود در آرشيوهاي منطقه بسيار اندك است .
خوشبختانه با وجود ظرافت و آسيب پذيري اين اسناد، معدودي از آنها كه از چرم و پاپيروس بوده در شنزارهاي مصر پيدا شده است، يكي از اين گنجينه هاي پرارزش يك كيسه پستي حاوي چندين نامه است، اين نامه ها كه به دلايل نامعلومي به مقصد نرسيده حاوي دستورهايي به افراد مختلف بوده ودر سالهاي 410 تا 411 پيش از ميلاد نوشته شده است .
بي ترديد سازمان هاي آرشيوي سلطنتي ايران در بابل، اكباتان، شوش، پرسپوليس و ديگر شهرهايي كه محل زندگي شاهان ايراني بود، وچود داشته است. پس از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره گيري از شيوه ها و بنيادهاي آرشيوي ايرانيان، سازمان آرشيوي سلطنيتي ايران را توسعه داد و حتي هنگامي كه نسخه هاي اصلي اسنادش در يك آتش سوزي از بين رفت بي درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسنادي كه در اختيار فرماندهان نظامي بود، اسناد از بين رفته را بازنويسي كنند .
شيوه ايرانيان درنگهداري اسناد ديواني بعدها چنان گسترش يافت كه بقيه حكومت هاي آنروز نيز از اين شيوه ، براي حفظ و نگهداري اسناد در سرزمين هاي خود استفاده كردند .
در دوره صفويه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالي ، احكام ، نشانه ها ، نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصي ثبت مي شد . محل نگهداري اين دفترها كه" انبار دفترخانه ديوان اعلا" نام داشت ظاهرا عمارت چهلستون بود .
در دوره قاجاريه از زمان فتحعلي شاه، اسناد ، مكاتبات و فرمان ها در دربار نگهداري مي شد و آرشيو جزو اداره بيوتات به شمار مي رفت .
از زمان ناصرالدين شاه ، علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد . اما روش صحيحي براي نگهداري اسناد و نوشته ها وجود نداشت . سرانجام در سال 1278 خورشيدي وزارت خارجه به پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي بايگاني خود را مرتب كرد .
پس از انقلاب مشروطه و در طي سالهاي 1285 تا 1309 خورشيدي اقدام هايي براي به كار بردن روشهاي نوين بايگاني با استفاده از دانش و تجارب هيأت هاي فرانسوي و بلژيكي انجام گرفت .
سرانجام در ارديبهشت ماه 1309 تأسيس مركزي براي حفظ اسناد دولتي ، در جلسه هيأت وزيران به تصويب رسيد به اين ترتيب تا سال 1345 كه لايحه تأسيس " سازمان اسناد ملي ايران " به هيأت دولت ارائه شد هرچند وقت يك بار، لوايحي در اين باره مورد بررسي قرار مي گرفت .
پس از طرح لايحه مزبورد در 23/8/1345 و طي مراحل مختلف ، سرانجام در جلسه هفدهم ارديبهشت ماه 1349 مجلس شوراي ملي قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران به تصويب رسيد و براي اجرا به دولت ابلاغ شد، بدين ترتيب مقدمات تشكيل آرشيو ملي ايران به عنوان پاسدار فرهنگ و هويت تاريخي كشور به وجود آمد .
در تاريخ 2/6/1381 با مصوبه شوراي عالي اداري با ادغام سازمان اسناد ملي ايران و كتابخانه ملي ايران ، سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران تأسيس شد و سازمان اسناد ملي به عنوان يك معاونت در اين سازمان فعال است .
17 ارديبهشت هر سال روز اسناد ملي در ايران است كه به گفته مسئولان معاونت اسناد ، كشور مالزي نيز به پيروي از ايران روزي را در كشور خود به عنوان روز اسناد ملي نامگذاري كرده اند .
دشت نوشته هاي ملك الشعراي بهار ، پروين اعتصامي ، فرامين پادشاهان دوره هاي مختلف ، قباله هاي ملكي ، عقد نامه از جمله اسنادي هستند كه در معاونت اسناد نگهداري مي شوند .