به گزارش خبرنگار مهر در تبریز، در حالیکه جمع آوری و نگهداری اطلاعات مربوط به فعالیت ثبت اسناد، املاک و شرکتها با بکارگیری روشهای مناسب و پیشرفته از وظایف ثبت اسناد و املاک است اما به دلیل نبود فضای مناسب در بایگانی آذربایجان شرقی این وظیفه به خوبی عملیاتی نمی شود.
بایگانی فعلی اداره کل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی در حالی به محلی برای انباشت پرونده های حجیم املاک، اجرا و ثبت شرکتها تبدیل شده است که فضای مناسب و کافی برای این امر ندارد به طوری که بیم آن می رود انباشت بیش از حد پرونده ها بر روی یکدیگر به مرور زمان باعث تخریب پرونده ها شود.
طبق آمار اعلام شده از سوی عبدالحسین جلیلی نمینی، مدیرکل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی تعداد یک میلیون سند رسمی در بدترین حالت ممکن در بایگانی این مجموعه روی هم انباشته شده که به دلیل کمبود فضای استاندارد در معرض بسیاری از عوامل فرسایشی از جمله آب، خاک و حیوانات موذی قرار گرفته است.
این در حالی است که به گفته مدیرکل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی کمبود فضای بایگانی این اداره کل، احتمال جعل، سرقت و دستکاری در اسناد را نیز افزایش داده است.
از سوی دیگر شرایط نامطلوب بایگانی اداره کل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی باعث شده است برای نگهداری اسناد از فضای اتاقهای دیگر مانند اتاق سیستمهای گرمایشی استفاده شود که امکان فعالیت از کارمندان بایگانی را سلب کرده است.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی با اشاره به عواقب ناگوار رخ دادن حوادث غیرمترقبه در چنین شرایطی اظهار داشت: فقدان سیستم مناسب برای نگهداری پرونده ها در ثبت تبریز و واحدهای دیگر استان بسیار نگران کننده است زیرا در صورت وقوع حادثه پیش بینی نشده مانند سیل، آتش سوزی و زلزله باید منتظر بحرانی اجتماعی باشیم.
به گفته وی تنها تجهیزات موجود، کپسولهای آتش نشانی است که در صورت استفاده از آنها در مواقع آتش سوزی به دلیل فشار گاز و مایع خروجی، پرونده ها متلاشی شده و از بین خواهند رفت.
این در حالیست که با وجود این مشکلات اما اجازه عکاسی از وضعیت بایگانی ثبت اسناد برای "مهر" صادر نشد.
ثبت رایانه ای اسناد، تنها گزینه ممکن
به اعتقاد کارشناسان تسریع در ثبت رایانه ای تمام اسناد می تواند در حال حاضر به عنوان بهترین گزینه در این خصوص باشد، امری که البته به هزبنه سرسام آوری نیاز دارد.
احمد علیرضا بیگی، استاندار آذربایجان شرقی جزو مدافعین این نظر کارشناسی است، او اعتقاد دارد باید ثبت رایانه ای اسناد در این استان سرعت گرفته و به زودی تکیمل شود.
وی به طرح برخی اظهارات مبنی بر نگرانی از مفقود شدن، جعل یا بروز اتفاق ناخوشایند دیگری برای اسناد اشاره و تصریح می کند: هم اکنون با دیجیتالی شدن اسناد و ارائه خدمات رایانه ای به متقاضیان در اقصی نقاط دنیا، مفقود شدن، جعل یا فرسودگی اسناد موضوعی خاتمه یافته است.
بیگی به لزوم بهره گیری از تجارب کشورهای پیشرفته در این زمینه اشاره و خاطرنشان کرد: هم اکنون نرم افزارهای قدرتمندی طراحی و مورد استفاده قرار می گیرد که می توان با استفاده از آنها ایده دولت الکترونیک در حوزه ثبت را محقق کرد.
بیگی با تاکید بر اعمال مدیریت جامع منابع و امکانات در اداره کل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی، آن را راهکار مهمی برای رفع معضل کمبود فضای فیزیکی در این اداره کل دانسته و پیشنهاد می دهد، مجموعه ثبت استان محل فعلی استقرار خود را که در بهترین و مرغوب ترین نقطه تبریز قرار گرفته به فروش رسانده و از طریق درآمد حاصل از این محل، ساختمانهای مورد نیاز را در دیگر نقاط شهر ایجاد نماید.
استاندار آذربایجان شرقی در عین حال گفت: در سفر دوم هیئت دولت به آذربایجان شرقی زمینی به منظور رفع نیازمندی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان اختصاص یافت که واگذاری آن مراحل اداری را طی می کند.
به گزارش خبرنگار مهر در تبریز در حال حاضر سرانه فضای بایگانی به ازای هر متر مکعب در واحدهای ثبتی آذربایجان شرقی 916 پرونده است.
کارشناسان بر این باورند که ضرورت دارد ضمن تسریع در تکمیل ثبت رایانه ای اسناد در آذربایجان شرقی، سیستم بایگانی ریلی در واحدهای ثبتی و شعب مربوط راه اندازی و نصب شود تا از فضای موجود بایگانی اداره کل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی به نحو احسن استفاده شود.
اداره کل ثبت اسناد و املاک آذربایجان شرقی دارای 23 واحد ثبتی و یک نمایندگی در سطح استان است.