به گزارش خبرگزاری مهر، برای شروع یک کسب و کار ممکن است پیش از هر چیز به فکر اجاره یک دفتر آبرومند در بخش تجاری شهر باشید. سپس اینترنت، فکس و تلفن ثابت بگیرید، میز و صندلی و رایانه بخرید و حداقل یک کارمند به عنوان منشی در شرکت خود استخدام کنید که البته همه این‌ها هزینه زیادی دارد. ولی حالا با کمک سرویس‌هایی مثل منشی مجازی و تلفن گویا، استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک، خانگی و نوپا می‌توانند با هزینه‌های بسیار کمتر شروع به کار کنند.
علی دشتی مبتکر ایده «دفتر شما» که یک شرکت ارائه دهنده خدمات دفتر کار مجازی و مرکز تماس آنلاین در ایران است، می‌گوید این ایده در پاسخ به نیاز راه اندازی و توسعه کسب و کارهای خانگی، یا کوچک و متوسط شکل گرفته است.
وی افزود: دفتر کار مجازی جایگزینی مناسب برای دفتر کار سنتی است، با دفتر کار مجازی شما می‌توانید بدون نیاز به پرداخت هزینه اجاره بها، حقوق پرسنل و هزینه‌های جاری یک دفتر کار در شهری مثل تهران، کسب و کار خود را راه اندازی کنید و از امکانات مختلف یک دفتر کار همچون شماره تلفن اختصاصی، فکس اینترنتی، تلفن گویا، کنفرانس تلفنی و منشی استفاده کنید.
در ۵ دقیقه صاحب یک خط تلفن ثابت در تهران شوید
به گفته علی دشتی تلفن گویا یک فناوری مبتنی بر سانترال برای مدیریت تماس است، اما در شیوه قدیمی برای داشتن تلفن گویا علاوه بر اجاره دفتر و خرید خط تلفن، باید هزینه‌های نصب و راه‌اندازی و نگهداری بالای سانترال را هم بپردازید، از آن گذشته، در صورت نقل مکان به یک نشانی جدید، شماره تماس شما نیز تغییر می‌کند که برای کسب و کار شما اصلا خوب نیست.
اما سرویس تلفن گویا بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم افزار، سخت افزار، سیم کشی و یا حتی خرید خط تلفن، کلیه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا را برای شما فراهم می‌آورد. در ۵ دقیقه می‌توان یک خط تلفن ثابت در تهران خرید و پس از تست رایگان چند روزه با ارسال مدارک صاحب آن خط تلفن شد.
به گفته دشتی خطوط دفتر کار مجازی مطابق با مقررات مخابرات ایران به کاربران واگذار می‌شود ولی از امنیت بیشتری هم برخوردار است زیرا یک لایه امنیتی هم روی خطوط ساده قرار می‌دهد.
دفتر کار مجازی قابلیت ضبط تمام مکالمات را دارد و گزارش گیری از تمامی مکالمات را در اختیارتان قرار می‌دهد که در وقت و هزینه شما جهت مراجعه به مخابرات و دریافت پرینت مکالمات صرفه جویی می‌کند.
استفاده از منشی مجازی با یک دهم هزینه
مبتکر ایده «دفتر شما» با بیان اینکه شکی نیست که داشتن منشی به کسب و کار شما وجهه حرفه‌ای‌تری می‌بخشد و بسیاری از مشغله‌ها نیز از روی دوشتان برداشته می شود، گفت: برای استخدام یک منشی نخست باید دفتر کار داشته باشید، یعنی زیر بار هزینه اجاره دفتر کار بروید. پس از آن نوبت به حقوق منشی، بیمه و مزایا می‌رسد.
وی ادامه داد: منشی مجازی درست مانند منشی خود شماست؛ یک اپراتور انسانی که به صورت حرفه ای تمامی تماس هایتان را پاسخگوست، به افرادی که مشخص کرده اید انتقال می دهد، پیغام می گیرد، با مشتریانتان تماس می گیرد، قرار ملاقات‌ها را تنظیم و سفارشات را ثبت می‌کند. تنها تفاوت آن با منشی عادی این است که نیازی به حضور فیزیکی ندارد. و البته، هزینه اش بسیار پایین تر است.
منشی حرفه‌ای دفتر مجازی با اطلاعات و دستور العملی که در اختیارش قرار می‌دهید، مشتریانتان را راهنمایی کرده و در صورت لزوم تماس آنها را به شما وصل می‌کند. با این شیوه شما فقط یک دهم هزینه استخدام منشی را پرداخت می‌کنید.
«مرکز تماس» را به راحتی برون سپاری کنید!
یکی دیگر از سرویس‌های دفتر کار مجازی، «مرکز تماس» است. راه اندازی مرکز تماس نیازمند صرف هزینه گزافی برای خریداری تجهیزات، نگهداری و به روزرسانی مداوم آنها، استخدام و آموزش چند اپراتور است، شما با برون سپاری مرکز تماس به کادر حرفه‌ای این دفتر می‌توانید از هزینه‌های خود بکاهید و در عین حال خدمات بهتری را دریافت کنید.
دشتی در رابطه با امکان برونسپاری مرکز تماس می‌گوید: مرکز تماس هر سازمانی اولین و مهمترین نقطه ارتباطی بین آن سازمان و مشتریانش است. پیش از این شرکت ها و سازمان ها مجبور بودند برای راه اندازی مرکز تماس، زیر با هزینه های سرسام آور خریداری و نگهداری تجهیزات، استخدام اپراتور و اجاره آن بروند.
مبتکر ایده «دفتر شما» با بیان اینکه امروزه، با پیدایش دفترهای کار مجازی، سازمان ها در سراسر دنیا ترجیح می دهند به جای راه‌اندازی مرکز تماس، مدیریت تماس‌های خود را به مراکز تماس خارج از سازمان خود بسپارند ادامه داد: مهم نیست حجم تماس‌های روزانه سازمان شما همیشه بالا باشد، یا به صورت دوره ای یا فصلی کم و یا زیاد شود، تیم اپراتورهای حرفه‌ای برای کمک به شما آماده است.
امروزه با استفاده از خدمات دفتر مجازی شما با خیالی آسوده و با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر میتوانیدکسب و کار خود را راه‌اندازی کرده، به سرعت آن را گسترش دهید و فقط روی موفقیت خود تمرکز کنید.