به گزارش خبرنگار مهر، در این ابلاغیه اشاره شده است: هیئت وزیران در جلسـه مـورخ 1/9/1385 بنا به پیشنهـاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و وزارت امور اقتصادی ودارایی و به استناد بند « د» ماده (23) قانون برگزاری مناقصات ـ مصوب1383ـ ، آئین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات را تصویب کرده است.
بخش‌هایی از این ابلاغیه در پی می‌آید:
منتشرفرایند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود. این مراحل عبارتند از:
1ـ مستندسازی جلسات مناقصه.
2ـ مستندسازی پیش از فراخوان.
3ـ مستندسازی فراخوان.
4ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
5 ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
6 ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:
6 ـ1ـ مناقصات یک مرحله‌ای.
6 ـ2ـ مناقصات دو مرحله‌ای، شامل:
6 ـ2ـ1ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.
6 ـ2ـ2ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.
7ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه.
8 ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.
همچنین پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود:
1ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجرا شود.
2ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.
براساس این ابلاغیه، خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ثبت و اطلاع‌رسانی شود.
در مناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش‌پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد می‌باشد.
همچنین در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح‌ها یا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل‌های اجرا، برنامه‌ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسؤولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد است.
در مناقصات مربوط به بهره‌برداری و نگهداری، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد ذکر شده در بخش قبلی، باید زمان بندی قرارداد، حدود مسئولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین‌های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.
مناقصاتی که علاوه بر موارد فوق، تأمین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسئولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.
در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یادشده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
در این ابلاغی تصریح شده است، در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:
1ـ نام و عنوان مناقصه‌گزار.
2ـ تاریخ و محل تشکیل جلسه.
3ـ موضوع مناقصه.
4ـ فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد.
5 ـ اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه.
6 ـ اسامی حاضران در جلسه.
7ـ مفاد تصمیم‌ها.
8 ـ توضیحات و پاسخ به پرسشهای مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد.
ب ـ جلساتی که در فرایند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می‌شوند عبارتند از:
1ـ جلسه پیش از فراخوان.
2ـ جلسه گشایش استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
3ـ جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
4ـ جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله‌ای.
5 ـ جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پاکتهای فنی ـ بازرگانی).
6 ـ جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای.
7ـ جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پیشنهادهای مالی).
8 ـ جلسه توضیح و تشریح اسناد (موضوع ماده «17» قانون).
صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها) و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند. هر یک از اشخاص یادشده می‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند.