به گزارش خبرنگار مهر، شناسایی پرونده‌های راکد دستگاه‌ها و سازمان‌های دولتی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اوراق بمنظور انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم به آرشیو ملی و امحای اوراق زائد بر اساس مجوزهای مصوب شورای اسناد ملی از وظایفی است که مرکز اسناد و کتابخانه های ملی در استانها بر عهده دارند.
در این ارتباط مسئول بخش اسناد مرکز اسناد و کتابخانه ملی فارس در گفت و گو با خبرنگار مهر با بیان اینکه سطح تنظیم و پردازش اسناد در استان از وظایف این مرکز است، گفت: این اسناد روی سامانه مرکز اسناد و کتابخانه ملی قابل بازیابی است و جست و جو و بازیابی اطلاعات از طریق کلید واژه‌های موضوعی مبحث مورد پژوهش، ارائه فرم درخواست استفاده از خدمات آرشیو ملی ایران و دریافت نسخه دیجیتال اسناد از مراحل فرایند خدمات اسنادی است.
مرجان یزدان پناه اضافه کرد: از هر دستگاه دولتی با عنوان منشأ در مخازن مرکز اسناد فارس آرشیو وجود دارد که بر حسب فهرست نویسی شناسه خاص خود را دارد و قابل بازیابی است.
وی در عین حال از تولید نسخه دیجیتال اسناد سازمان‌ها و ادارات فارس در این مرکز خبر داد و گفت: هر یک از متقاضیان پس از درخواست بلافاصله سند مورد نظر اسکن شده و به طور دیجیتال دریافت می‌کند.
یزدان پناه همچنین تصریح کرد: پرونده‌های طبقه بندی شده به صورت متمرکز در سازمان مرکزی اسناد و کتابخانه ملی ایران نگهداری می‌شوند.
به گفته مسئول بخش اسناد مرکز اسناد و کتابخانه ملی فارس، فهرست نویسی اسناد آرشیوی در دو بخش ثبت مشخصات ظاهری و ثبت اطلاعات محتوایی انجام می‌شود و این فرایند مطابق قواعد فهرست نویسی و زبان نمایه‌ای در ذخیره سازی اطلاعات و بر اساس استانداردهای جهانی تنظیم و توصیف صورت می‌گیرد.
یزدان پناه در خصوص آرشیو شفاهی مرکز اسناد و کتابخانه ملی فارس هم توضیحاتی داد و گفت: روش تحقیقی بر مبنای مصاحبه با چهره‌های مؤثر و مطلع، بمنظور تدوین تاریخ شفاهی و گردآوری اطلاعات دست اول در روایتی آزاد و بی واسطه انجام می‌پذیرد.
وی تصریح کرد: تاریخ شفاهی اقدامی است نظام مند و متمرکز که با روایت یک رویداد از طریق عامل یا شاهد آن، امکان مطالعه و درک آن حادثه را به آیندگان می بخشد.
به گزارش خبرنگار مهر، شناسایی، ارزشیابی و انتقال اسناد دستگاه‌های مختلف دولتی بر اساس مجوزهای مصوب شورای اسناد ملی، نخستین و مهمترین ورودی اسناد به سازمان اسناد و کتابخانه ملی است که پس از طی تشریفات قانونی، انجام می‌گیرد.