امین آزادیان در گفتگو با خبرنگار مهر با گرامیداشت هفته اسناد ملی که از ۱۷ تا ۲۴ اردیبهشت نامگذاری شده است، با تاکید بر ضرورت شناخت اسناد ملی گفت: کلیه دفاتر، پرونده‌ها، مراسلات، نامه‌ها، فیلم و غیره که در دستگاه دولتی تولید و یا به آن منتقل می‌شود، به عنوان سند ملی محسوب شده و این اسناد پس از بایگانی در دستگاه‌ها ازنظر ارزش آرشیوی و تاریخی تعیین تکلیف می‌شود و شورای اسناد ملی به عنوان بالاترین مرجع در این زمینه تصمیم گیری می‌کند.
وی با بیان اینکه شورای اسناد ملی متشکل از هفت نفر وزیر خارجه، علوم، دادستان کل کشور، دیوان محاسبات، معاون رئیس جمهور در امور استخدامی و دو نفر از افراد متبحر نسبت به تمدن ایران است افزود: این شورا برحسب محتوای اسناد تشخیص می‌دهند که اسناد بایگانی شده ارزش انتقالی و یا آرشیو شدن دارند واسنادی که ارزش انتقال ندارند، امحاء اما اسنادی که ارزش آرشیوی دارند به مرکز اسناد انتقال خواهند شد.
مدیرکل مرکز استاد و کتابخانه ملی در مازندران با عنوان اینکه بایگانی‌ها در دستگاه‌ها دارای سه مرحله جاری، نیمه و جاری و راکد است، گفت: متولی بایگانی راکد دستگاه‌ها، سازمان اسناد و کتابخانه ملی است و تمامی دستگاه‌ها مکلف هستند مرکز اسناد را در جریان پرونده‌ها و اسناد بایگانی راکد قرار دهند.
هزار مترمربع از فضای بایگانی ادارات آزادسازی شد
وی ادامه داد: با آرشیو اسناد، تاکنون بالای هزار متر از فضای بایگانی دستگاه‌ها را آزاد کردیم و بالای ۱۰ هزار کارتن اسناد سازمانی به این مرکز منتقل که ۱۳ هزار پرونده فهرست نویسی شده است.
آزادیان درباره قدیمی ترین نسخ موجود در مرکز اسناد مازندران با اشاره به اینکه از اواخر قاجاری به بعد دارای اسناد دولتی بودیم، تصریح کرد: از سال گذشته طی ارتباط ایجاد شده با محققان و با همکاری مردم، بالای هزار برگ سند قدیمی به مرکز و بیش از ۵۰ کتاب خطی و چاپ سنگی هدیه در استان هدیه شده است.
مدیرکل مرکز اسناد و کتابخانه ملی مازندران درباره قدیمی ترین سند موجود در مرکز اسناد مازندران گفت: قدیمی ترین سندی که تاکنون اهدا شد به زمان صفویه بر می‌گردد و موضوع آن مبایعه نامه و خرید و فروش ملک است، هرچند این اسناد ارزش دولتی خود را از دست داده اما از نظر تاریخی دارای ارزش هستند.
بزودی مجوز فیپا در مازندران داده می‌شود / مشکل نبود فضای مناسب
وی با اشاره به اینکه به زودی مجوز فیپا، فهرست نویسی پیش از انتشار کتاب به استان داده می‌شود، یادآور شد: با ارائه این مجوز، دیگر نیازی نیست ناشران برای مجوز فیپا به کتابخانه ملی در تهران مراجعه کنند و کارهای مربوط به آن در استان انجام خواهد شد.
آزادیان نبودن فضای مناسب برای آرشیو و نگهداری اسناد را از جمله دغدغه‌ها در استان بیان کرد و گفت: در حال حاضر به دلیل نبود فضای مناسب حجم بالایی از سندهای آرشیوی و تاریخی در تهران نگهداری می‌شود و سه هزار کارت اسناد انتقالی نیز در دستگاه‌های دیگر وجود دارد و امیدواریم با حمایت مسئولان به ویژه استاندار محترم، این خواسته برآورده شود.
مدیرکل مرکز اسناد و کتابخانه ملی در مازندران همچنین از مرکز خواست تا اسناد قدیمی موجود در منزل را برای نگهداری به این مرکز تحویل دهند و ادامه داد: اسناد موجود در منازل پس از گذشت زمان، از بین خواهد رفت اما باارائه آن به مرکز اسناد، در ماندگاری و حفظ آن کمک می‌شود.
آزادیان یادآور شد: همچنین اسناد به نام فرد اهداکننده در مرکز اسناد ثبت می‌شود و این کار در حفظ تاریخ و پیشینه کهن تأثیر بسزایی خواهد داشت.