تفاوت حکمرانی داده با مدیریت داده و نقش آن‌ها در جهان امروز

به گزارش خبرگزاری مهر به نقل از وبگاه «infostretch»؛ بر خلاف تصور عمومی حکمرانی و مدیریت داده تا به حال چندان موفقیت‌آمیز عمل نکردند. در حالی که حکمرانان داده مسئول سیاستگذاری در حوزه‌ داده هستند، مدیریت داده مربوط به اجرا کردن رویه‌ها و سیاست‌هاست. به هر حال حکمرانی و مدیریت داده‌ها برای سازمان‌هایی که به طور مداوم با داده و مسائل مربوط به آن سروکار دارند بسیار حائز اهمیت است و نحوه‌ حکمرانی و مدیریت داده‌ها می‌تواند تأثیر بالایی بر کیفیت عملکرد سازمان بگذارند. فهم روشن از تفاوت میان مدیریت و حکمرانی دیتاها از این جهت که داده پردازان قادر به استفاده‌ مؤثر از دیتاها باشند امری ضروری است.

این نوشتار کوتاه، در صدد پاسخگویی به سوالات زیر است:

حکمرانی داده چیست و چه مواردی را پوشش می‌دهد.
تفاوت حکمرانی داده و مدیریت داده چیست.
مدیریت داده چیست و چه مواردی را پوشش می‌دهد.
چرا حکمرانی و مدیریت داده‌ها مهم است.
ارتباط بین مدیریت و حکمرانی داده‌ها چیست.

حکمرانی داده

حکمرانی داده مجموعه‌ای از ساختارهای قوانین، خط مشی‌ها، فرایندها، مالکان، کاربران و کمیت‌های مشخص و چارچوب‌مند است.

قوانین و خط مشی‌ها: خط مشی‌ها و قوانین برای رفع نگرانی‌ها در مورد امنیت، کیفیت، نظارت و شفافیت ایجاد می‌شوند. برای مثال هنگام جمع آوری داده‌ها، قوانین نیاز به کسب رضایت از سازنده‌ آن‌ها را مشخص می‌کنند. خط مشی‌ها عموماً نحوه‌ ثبت، پاکسازی، مستند سازی و طبقه بندی داده‌ها را مشخص می‌کنند. عموماً نحوه‌ سیاست گذاری مربوط به اصطلاحاتی نظیر دامنه‌ها، حساب‌های کاربری، سیستم‌ها، دیتابیس‌ها و در نهایت خود دیتاها می‌شود. فرایندهای مدیریتی مبتنی بر اصول حکمرانی، مراحلی که قوانین باید طی کنند را مشخص می‌کنند.

نقش‌ها و مسئولیت‌ها: یک سازمان برای مدیریت داده‌ها به خالقان، مالکان و کاربران نیاز دارد که برای هرکدام مسئولیت‌ها مختلفی در نظر گرفته می‌شود:
• کارشناسان موضوعی که تولید کنندگان داده هستند.
• ناظران داده که مسئول بررسی کیفیت داده‌ها هستند.
• متخصصان فناوری اطلاعات که از ساختار و پایگاه‌های داده (دیتابیس) مراقبت می‌کنند.
• تیم‌ها امنیتی که مسئولیت حفاظت از داده‌ها و حریم خصوصی را به عهده می‌گیرند.
• متولیان داده نیز مسئول و مدیر کل داده‌ها هستند.
• مدیران داده کار ارائه دسترسی به کاربران را بر عهده دارند.
• مالک سیستم که جنبه‌های انطباق داده‌ها و مدیریت این مسئله را بر عهده می‌گیرد.
• افسر حکمرانی داده بر فرایندهای مدیریت داده نظارت می‌کند و پشتیبان و مشاور مدیر است.

اسناد حکمرانی داده همچنین به ایجاد کمیسیون‌های جداگانه برای حکمرانی و مدیریت داده و تفکیک این نهادها از هم تاکید دارد.

معیارهای فنی: معیارهای فنی برای ارزیابی کیفیت داده‌ها و تأثیر آن بر سازمان استفاده می‌شود. برای مثال شاخص‌هایی مانند دوگانگی، دقت، کامل و جامع بودن و نحوه‌ی رمزگذاری می‌توانند معیار سنجش کیفیت داده‌ها باشند.

حکمرانی داده به معنای دنبال کردن مجموعه‌ای از عملکردهاست. ویژگی این دستورالعمل‌ها این است که در هم تنیده هستند برای همین برای اطمینان از موفقیت بودن حکمرانی در یک سازمان نیاز است تا یک ساختار منظم بر عملکردها حاکم باشد. حکمرانی داده عموماً حول شاخص‌هایی مانند: یکپارچگی، شفافیت، نظارت، قابلیت حسابرسی، پاسخگویی، بهینه سازی و مدیریت دگرگونی می‌گردد.

• اصل یکپارچگی زمانی حفظ می‌شود که کاربران هنگام مدیریت داده‌ها از شیوه‌های اخلاقی استفاده کنند و انتخاب‌های خود ساده عمل کنند.
• اصل حسابرسی مستلزم وجود شرکتی برای نگهداری سوابق جهت امکان بررسی آن‌ها و سنجیدن میزان انطباقشان با قوانین و رویه‌ها است.
• اصل استاندارد سازی، هماهنگی دیتاهای ذخیره شده در فرمت‌های مختلف بر اساس تعریف‌های خاص آن‌ها را پیشنهاد می‌کند
• اصل مدیریت دگرگونی نیز کمک می‌کند تا داده‌ها دائماً به روز رسانی شده و ارزش آن‌ها حفظ شود.

مدیریت داده

فرایند مدیریت داده مبتنی بر روش‌های فناوری اطلاعات است که برای دسترسی به داده‌ها از زمان ایجاد تا زمان منسوخ شدن استفاده می‌شود و زمانی آغاز می‌شود که حکمرانان داده دستورالعمل‌ها را تدوین و ابلاغ می‌کنند.

از نظر فنی شامل اجرای قوانین، رویه‌ها، شرایط و سیاست‌های تعریف شده در اسناد حکمرانی داده است.

فعالیت‌های کلیدی درگیر در مدیریت داده‌ها عبارتند از:

• آماده‌سازی داده‌ها که شامل پاکسازی و تبدیل آن‌ها می‌شود.
• انتقال داده با استفاده از مسیرهای انتقال داده.
• استخراج،تبدیل و بارگذاری(ELT) داده‌ها در انبار داده.
• ساختن کاتالوگ داده‌ها برا ساده‌سازی فرایند یافتن دیتاها.
• ایجاد انبار داده برای ادغام آن‌ها.
• طراحی معماری داده برای مدیریت جریان داده‌ها.
• ارتباط بین حکمرانی داده با مدیریت داده به وضوح بیان می‌کند که معیارهای تعیین شده در چارچوب حاکمیتی باید در حین انجام فعالیت‌های مدیریتی مورد توجه قرار گیرند. به عنوان مثال، هنگام انجام هر فعالیتی که در مدیریت داده‌ها انجام می‌شود مانند آماده سازی، استخراج، تبدیل و بارگذاری داده‌ها نکات زیر باید رعایت شود:
• کیفیت داده‌ها باید حفظ شود.
• داده‌ها باید امن باشند.
• داده‌ها باید با هنجارها و استانداردها مطابقت داشته باشند.
• داده‌های موجود همواره نیاز به نظارت دارند.
• داده‌ها باید به شفافیت سازمان کمک کنند.

موفقیت حکمرانی داده تا حد زیادی به چگونگی مدیریت داده‌ها بستگی دارد. برای اطمینان از انطباق فعالیت‌های مدیریتی با چارچوب‌هایی که اسناد حکمرانی تعیین کردند ابزارها و تکنیک‌های مختلفی به کار گرفته می‌شود. در بحث مدیریت و حکمرانی داده بعضی از اصول مانند، مسئولیت پذیری، یکپارچگی، انطباق و شفافیت با یکدیگر همپوشانی دارند. در اینجا به چند نمونه از نحوه رعایت این اصول و شیوه‌ی مدیریت همسو و نه جزیره‌ای، اشاره می‌کنیم:

• با پیروی از اصل استانداردسازی و معیارها، نمایه سازی انجام می‌شود که شامل سنجش صحت، کامل و جامع بودن و دقت داده‌ها طبق چارچوب‌ها می‌شود و به این طریق مشکلاتی مانند مقادیر گم شده یا نامعتبر قابل پیگیری می‌شود.
• بر اساس قابلیت حسابرسی، یک سازمان باید از مقررات حفاظت از داده‌های عمومی (GDPR) پیروی کند و استانداردهای حفظ حریم خصوصی و حفاظت داده را دنبال کند.
• اصل شفافیت پیشنهاد می‌کند تا فرایندهای مدیریت داده‌ها مانند جمع‌آوری، پردازش، ذخیره و توزیع داده‌ها قابل درک باشد که این فرایند با مدل سازی میسر می‌شود.

مدیریت و حکمرانی داده‌ها

داده‌ها بینش‌های روشن و فراوانی ارائه می‌دهند و این بینش‌ها در فرایند تصمیم گیری بسیار مثمر ثمر هستند و تصمیمات باعث رشد می‌شوند و تجمیع ایده‌ها و داده‌هایی که پتانسیل رشد دادن دارند در نهایت منجر به خلق نوآوری می‌شوند.

برای استخراج ایده و خلاقیت از داده‌ها، سازماندهی و درک درست از داده‌ها نکته‌ بسیار مهمی ست و مدیریت و حکمرانی داده این مسیر را چارچوب مند می‌کند. این دو مفهوم غالباً به جای هم استفاده می‌شوند در صورتی که درک تفاوتشان در موفقیت‌آمیز بودن عملکردها تأثیر بسزایی دارد.

مدیریت داده شامل عملکردهای مرتبط با سازماندهی داده‌هاست و حکمرانی داده یک سری دستورالعمل و چارچوب مشخص و دقیق است که مدیریت بر اساس آن امکان پذیر می‌شود. به عبارتی دیگر در حالی که حکمرانی رویه‌ها و خط مشی‌ها را تعریف می‌کند، مدیریت داده بر اساس آن‌ها عمل می‌کند. یک سازمان نیاز دارد از این دو اصل به صورت همزمان استفاده کند تا به بهره‌وری مد نظر خود نائل شود.