به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، اگر به عنوان مدیر و مسئول یک مدرسه هنوز ابزاری برای مدیریت ثبت و اطلاع رسانی حضور و غیاب دانش آموزان خود تهیه نکرده‌اید یا علاقه مند به استفاده از ابزارهای روز دنیا برای کنترل تردد دانش آموزان هستید با ما همراه شوید.
به طور متوسط در یک مدرسه بیش از ۱۰۰ دانش‌آموز حضور دارد که چگونگی مدیریت بر فعالیت و تردد آنها پیچیدگی‌های خاص خود را دارد. اما با دوراندیشی و فراهم کردن ابزار و فناوری‌های لازم می‌توان از سد این پیچیدگی‌ها گذر کرد. یکی از بزرگترین معضلات اولیاء مدرسه عدم حضور به موقع دانش‌آموزان در مدرسه و کلاس درس است. در مواردی شاهد غیبت‌های طولانی مدت، تاخیرهای مکرر و تعجیل در ترک مدرسه هستیم که همه این موارد نیاز به پیگیری و ریشه‌یابی دارد.
عدم حضور به موقع دانش‌آموزان در مدرسه، می‌تواند نشانه مشکلی در روال عادی زندگی آنها بوده که عدم توجه و ریشه‌یابی آن مشکلاتی را به همراه دارد. شاید در نگاه اول تاخیرهای کوتاه در رسیدن به مدرسه، مسئله خاصی نیست، اما ادامه دار شدن آن نشان از مشکلی در روال عادی زندگی دانش‌آموز دارد. نادیده گرفتن چنین مشکلاتی و عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب از سوی مسئولین مدرسه و عدم اطلاع رسانی به موقع به والدین دانش‌آموز منجر به مشکلات جبران ناپذیری خواهد شد.
استفاده از دفاتر حضور و غیاب سنتی در مدارس یکی از سیستم‌های مرسوم برای نظارت و مدیریت تردد دانش‌آموزان است. اما به راستی این سیستم چه مشکلاتی را به همراه دارد؟ در این حالت، تنها مدرس از عدم حضور یا تاخیر دانش‌آموز مطلع شده و ممکن است به دلایل مشغله فکری و کاری، این عدم حضور به موقع به اطلاع اولیاء مدرسه نرسد. عدم اطلاع مسئولین مدرسه و اطلاع رسانی به موقع به والدین، منجر به جهت‌گیری مشکلات احتمالی به سمت و سوی مسئولین مدرسه خواهد شد.
اما اگر عدم حضور یا تاخیر دانش‌آموز، در لحظه به اطلاع مسئولین مدرسه برسد و در لحظه به اطلاع والدین برسد این مسئله پیگیری و عارضه‌یابی شده و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری خواهد شد. حال آنکه سیستم‌های سنتی چنین قابلیتی را نداشته و نیاز به استفاده از سیستم اتوماسیون برای ثبت و مدیریت تردد دانش‌آموزان است.
منظور از اتوماسیون حضور و غیاب مدارس چیست؟
در سال‌های اخیر شاهد روی کار آمدن سیستم‌های اتوماسیون به منظور بهینه کردن مدیریت امور و صرفه‌جویی در وقت و هزینه هستیم. با توجه به پیچیدگی‌های سیستم آموزش و پرورش در مدارس، استفاده از سیستم اتوماسیون نقش پررنگی در بهینه سازی مدیریت آموزشی و انضباطی مدارس در کلیه سطوح از جمله مدیریت، کادر اجرایی و اداری، مدرسین، دانش‌آموزان و اولیای دانش‌آموز دارد.
با استفاده از این سامانه، می‌توان ساعت دقیق حضور و خروج از مدرسه را برای سطوح مختلف (مدرس، دانش‌آموز، کادر اجرایی و…) مشخص کرد و هرگونه بی انضباطی به اطلاع مدیریت برسید. پیاده‌سازی این سامانه نیاز به سیستم، زیر ساخت پیچیده و هزینه‌های بالا ندارد. این سیستم به صورت یک دستگاه کنترل تردد به همراه نرم افزار حضور و غیاب مخصوص مدارس ارائه می‌شود.
سیستم نرم افزاری به صورتی در نظر گرفته شده، که اگر فرد در ساعت معین شده در محل حضور نداشته یا راس ساعت مقرر محل را ترک نکند، بسته به سطح (دانش‌آموز، مدرس یا کادر اجرایی) پیامی برای اولیای مدرسه ارسال می‌شود. در سطح دانش‌آموزی معمولاً پیامک تاخیر، تعجیل یا غیبت علاوه بر اولیاء مدرسه برای والدین دانش‌آموز نیز ارسال می‌شود. در این صورت هیچ‌گونه کوتاهی در امر اطلاع رسانی متوجه مدرسه نخواهد بود.
همچنین در برخی از مدارس نیاز به تعیین سطح دسترسی به قسمت‌های خاصی همچون آزمایشگاه است، در این حالت می‌توان از سیستم‌های مجهز به ماژول اکسس کنترل استفاده نموده و به راحتی سطح دسترسی افراد را محدود کرد. یکی از نقاط قوت این سامانه، نسخه اندروید و وب نرم افزار حضور و غیاب مورد استفاده در سیستم است که امکان دسترسی در هر مکان و هر زمان به داده‌ها را فراهم می‌کند.
فواید استفاده از سامانه حضور و غیاب مدارس چیست؟
مهمترین دست‌آورد استفاده از سیستم‌های اتوماسیون صرفه‌جویی در هزینه، وقت و مدیریت بهینه امور است. با توجه به اینکه سیستم حضور و غیاب دانش‌آموزی قابل استفاده برای دانش‌آموزان، کادر آموزش، کادر اداری و اجرایی مدارس است می‌توان مزایای بیشماری را برای آن در نظر گرفت که در ادامه به شرح آن خواهیم پرداخت.
استفاده از سیستم نظارت تردد دانش‌آموزی با ایجاد ارتباط مستقیم و در لحظه بین اولیاء مدرسه و والدین دانش آموزان نقش بسزایی در جلوگیری از مشکلات احتمالی دارد. اطلاع رسانی در لحظه مدرسه از عدم حضور دانش‌آموز، تاخیر یا ترک زودتر از موعد مدرسه امکان پیگیری سریع والدین را فراهم می‌آورد. بدیهی است اگر دانش‌آموز مرتکب خطاها و اشتباهاتی شود، وظیفه والدین و اولیاء مدرسه است که با مشاهده چنین رفتارهایی که دال بر ناسازگاری، انحراف و کج روی است، هوشیارانه رفتار کنند.
۱. با توجه به امکان ثبت زمان تردد و حضور و غیاب پرسنل در دستگاه حضور و غیاب این سامانه، به راحتی می‌توان میزان کارکرد پرسنل را بررسی کرد و در صورت هرگونه کم‌کاری پیگیری‌های لازم انجام شود. همچنین به راحتی می‌توان ساعات تاخیر، تعجیل و اضافه کاری پرسنل را محاسبه کرده و به طرز چشمگیری در کاهش هزینه‌های سازمانی تاثیر دارد.
۲. با توجه به اینکه این سامانه در صورت نیاز، امکان استفاده از اکسس کنترل برای ایجاد محدودیت دسترسی دارد. به راحتی می‌توان سطح امنیت دسترسی به قسمت‌های مختلف مدرسه را تعیین نموده و مانع از مشکلات احتمالی شوید.
۳. ایجاد تعامل بیشتر بین اولیاء مدرسه و والدین دانش‌آموزان با امکان ارسال گزارش‌ها به صورت پیامکی، نظرسنجی‌های مستمر و دریافت فیدبک به منظور بهبود عملکرد و شرایط نظارتی.
۴. کاهش هزینه‌ها از دیگر مزایای استفاده از این سیستم است. عدم نیاز به استفاده از دفاتر کاغذی برای ثبت و پیگیری ترددها و همچنین اتوماسیون کردن امور منجر به عدم نیاز به نیروی بیشتر و در نهایت کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
۵. کاهش میزان خطا و اشتباهات احتمالی، با توجه به اینکه در این سیستم‌ها معمولاً از دستگاه کنترل تردد بیومتریک استفاده می‌شود، امکان ثبت تردد توسط افراد متفرقه وجود ندارد. بنابراین هرگونه خطا و اشتباه در اطلاع رسانی و تقلب در دستگاه به صفر خواهد رسید.
نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب دانش‌آموزی چگونه است؟
همانطور که اشاره شد، پیاده سازی این سیستم نیاز به زیرساخت و هزینه‌های زیادی ندارد. این سیستم معمولاً متشکل از یک سیستم کنترل تردد بیومتریک یا کارتی (در صورت نیاز مجهز به ماژول اکسس کنترل) به همراه نرم افزار مربوطه و پنل سامانه پیامکی است. پیش از هر چیزی نیاز به ثبت اطلاعات هویتی هر فرد در سیستم است که بسته به نوع دستگاه می‌تواند کارت تردد، اثر انگشت یا چهره باشد.
سپس با توجه به سیاست‌های مدرسه نیاز به تعریف شیفت کاری مدرسه و تعیین زمان دقیق ورود و خروج دانش‌آموزان و کادر مدرسه در نرم افزار است. همچنین در این مرحله می‌توان سطح دسترسی افراد را به قسمت‌های مختلف تعیین کرد. در سامانه پیامکی نیز نیاز به ثبت شماره تلفن‌های مربوط به والدین و اولیاء مدرسه بوده تا اطلاعات به طور همزمان به آنها ارسال شود. معمولاً نرم افزار کنترل تردد مورد استفاده در این سامانه علاوه رب نسخه ویندوز، در نسخه وب و اندروید نیز ارائه می‌شود که سطح دسترسی آسان‌تر را فراهم می‌آورد.
این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.