به گزارش خبرنگار مهر، برگزاری این رویداد توسط کمیته‌های مختلف ازجمله پشتیبانی، علمی، اطلاع‌رسانی و بین‌الملل، فرهنگی، تیمیاران، تدارکات، رفاهیات، فوق برنامه، اجرای آزمون و رسانه دنبال می‌شود و یکی از مهم‌ترین مسائل، برقراری ارتباط راحت و سریع و انتقال سریع اطلاعات و وضعیت‌ها در بین اعضای کمیته‌های مختلف است.
گروهی از فارغ‌التحصیلان دانشگاه صنعتی اصفهان به درخواست کمیته اجرایی این رویداد در کوتاه‌ترین زمان، نرم‌افزار «کاج» را جهت تسهیل در امر برقراری ارتباطات لازم و انجام هماهنگی‌های مختلف طراحی و ارائه کردند که در IPhO2024 توسط کمیته‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مریم حسنوند، مسئول کمیته پذیرش مدیریت نیروهای اجرایی درخصوص ایده طراحی این نرم‌افزار گفت: ایده طراحی نرم‌افزار به دلیل حجم کار، تنوع وظایف و انجام کارهای مختلف در مکان‌های متفاوت و به جهت مدیریت نیروی انسانی مطرح شد و نرم‌افزاری مورد نظر بود که پایگاه داده و سرور آن در داخل دانشگاه بوده و امور موردنیاز را بصورت شخصی‌سازی شده انجام دهد.
وی ادامه داد: نرم‌افزارهای معمول بازار که برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گرفتند نیز برای این امر بررسی شدند اما انعطاف‌پذیری لازم برای اهداف این رویداد را نداشت، این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شد که متناسب با امور و ظایف مدنظر کمیته‌ها در راستای برگزاری هرچه بهتر المپیاد باشد.
مسؤول کمیته مدیریت نیروهای اجرایی با اشاره به اینکه نرم‌افزار «کاج» قابل استفاده در سایر رویدادها نیز هست، عنوان کرد: این نرم‌افزار بسیار قابل انعطاف طراحی شده و فقط مختص المپیاد نیست بلکه در طراحی آن سعی شده امکان تعریف نقش‌ها و وظایف مختلف در آن وجود داشته باشد و متناسب با نیازها، قابلیت تغییر و توسعه دارد.
وی اضافه کرد: این نرم‌افزار قابلیت استفاده توسط هرکدام از کمیته‌های اجرایی را دارد و مدیران کمیته‌ها می‌توانند وظایف افراد مختلف در بازه‌های زمانی مشخص را در نرم‌افزار وارد کنند و علاوه‌بر ساماندهی و تقسیم وظایف، بر فعالیت‌ها نظارت کامل داشته باشند.
حسنوند در ارتباط با قابلیت اعلام وضعیت هشدار در نرم‌افزار بیان کرد: یکی از ویژگی‌های مثبت نرم‌افزار این است که درصورت بروز هرگونه مشکل اورژانسی، افراد می‌توانند بدون نیاز به نوشتن متن و تنها با ارسال علامت هشدار، وضعیت موجود را به سرپرست و تمامی مدیران بالادستی خود اعلام کنند تا به سرعت و در کمترین زمان مشکل برطرف شود، همچنین موقعیت مکانی افراد در نرم‌افزار قابل مشاهده است.
وی خاطرنشان کرد: فارغ‌التحصیلان دانشگاه صنعتی اصفهان در مدت دو ماه، نرم‌افزار کاج را طراحی و ارائه کردند و از اعتماد به جوانان برای برآورده شدن این نیاز احساس مسرت می‌کنیم.