به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، ثبت تغییرات شرکت موضوعی است که برای همه شرکتها در طول حیات شان پیش می‌آید. در صورتی که پس از ثبت شرکت تغییرات مهمی در آن ایجاد شود، این تغییرات حتماً باید ثبت شده و در روزنامه رسمی منتشر گردد.
تغییرات گفته شده ممکن است در عنوان یا موضوع فعالیت شرکت، تعداد و سمت اعضاء هیات مدیره، انحلال و یا دیگر موارد پیش بیاید. دقت کنید که اگر تغییری در شرکت به وجود آمده و ثبت نشود، از نظر قانون پذیرفته نخواهد شد. عدم ثبت به موقع تغییرات می‌تواند برای شرکت ضرر و زیان‌های بزرگی ایجاد کند.
مراحل ثبت تغییرات شرکت
برای انجام ثبت تغییرات شرکت در سامانه ثبت تغییرات شرکتها باید اطلاعات کافی در خصوص تنظیم صورتجلسات و ورود اطلاعات به سامانه اداره را طبق مراحل زیر داشته باشید و طبق آن عمل کنید.
ابتدا باید وارد سامانه اداره ثبت شرکتها شوید.
فرم نمایش داده شده توسط سامانه را تکمیل نمایید. در این فرم‌ها اطلاعات مختلفی مثل شناسه ملی شرکت از شما درخواست می‌شود.
در این مرحله تعیین کنید که چه نوع صورتجلسه ای دارید؟ جلسه در چه زمانی تشکیل شده است؟ و برخی موارد مشابه.
اکنون نوع تصمیم گرفته شده را تعیین نموده و گزینه افزودن تصمیم جلسه را بزنید.
اگر تغییر اعمال شده تغییر در نام شرکت بوده، ۵ نام انتخابی خود را پیشنهاد دهید.
دقیقاً مشخص کنید که تعداد افراد حاضر در جلسه و سمت آن‌ها چه بوده است.
شماره ملی، شماره گذرنامه، شماره ثبت و غیره بسته به نوع شخصیت‌ها باید وارد شود.
اکنون مشخص کنید که هر کدام از حاضرین چه پستی در شرکت دارند.
مشخص کنید که هر کدام از حاضرین در جلسه چه ارتباطی با هم دارند.
مدارک خواسته شده توسط سامانه را آپلود کنید. (این مدارک بسته به نوع صورتجلسه مشخص می‌شود.)
متن صورتجلسه را وارد نموده و همچنین گزینه پذیرش نهایی را بزنید.
در این مرحله باید نسخه اصلی صورتجلسه را همراه با ضمائم آن به آدرس اداره ثبت شرکتها ارسال کنید. دقت کنید که ارسال مدارک زمان مشخصی دارد و نباید در این مورد تعلل کنید. معمولاً ۳ روز کاری برای انجام این کار زمان دارید.
مدت زمان ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟
از زمان تنظیم صورتجلسات و ثبت سامانه و پس از تحویل صورتجلسات به اداره ثبت شرکتها، حدود ۱۰ روز به صورت میانگین آگهی شدن تغییرات شما زمان خواهد برد.
پرداخت روزنامه تغییرات چگونه است؟
پس از آگهی شدن تغییرات شما در اداره ثبت باید از طریق سامانه ثبت من امضای الکترونیک را انجام داده و هزینه آگهی را پرداخت کنید، پس از این کار چند ساعت زمان می‌برد که آگهی شما در سایت روزنامه رسمی باز شود که شما آن را پرداخت کرده و پس از چند روز روزنامه شما در دسترس قرار می‌گیرد.
نکات مهم در ثبت تغییرات شرکتها
توجه به برخی نکات باعث می‌شود مسیر ثبت تغییرات شرکت را بهتر طی کنید.
ممکن است اضای هیات مدیره یا بازرسین خود صورتجلسه مد نظر را امضاء کنند یا این که با مدرک کتبی دیگری تایید خود را اعلام نمایند. همه مدارک لازم را باید در هنگام لازم به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایید.
برای ارسال صورتجلسه و ثبت آن حداکثر یک ماه پس از تشکیل جلسه فرصت دارید.
باید چند نسخه از صورتجلسه را تهیه کرده و به امضای هیات رئیسه برسانید. یک نسخه از صورتجلسه اصلی باید به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد.
نمی‌توانید صورتجلسه را روی برگه‌های معمولی ثبت کنید. این کار حتماً باید روی سربرگ اصلی شرکت انجام شود.
انواع ثبت تغییرات شرکت
تغییرات شرکت ممکن است در زمینه‌های مختلفی پیش بیاید. برخی از این تغییرات مهم نیستند و در نتیجه نیازی به ثبت آن‌ها هم نیست اما در مورد برخی مهم است که ثبت انجام شود. تغییرات مهم شرکت عبارتند از:
انحلال شرکت به دلایل مختلف
افزیش یا کاهش سرمایه
هر گونه تغییر در موضوع شرکت
تغییر در مواد اساسنامه
تغییر در بازرسان و یا تمدید مدت فعالیت آن‌ها
تغییر در اعضای هیات مدیره یا تمدید مدت فعالیت آن‌ها
تعیین سمت اعضای هیات مدیره
ایجاد شعبه یا شعبه‌های جدید
تغییر آدرس و کد پستی
تغییر در دارندگان حق امضاء
جا به جایی سهام
انواع صورتجلسه تغییرات
صورتجلسه تغییرات بسته به تغییراتی که اعمال می‌شود، متفاوت خواهد بود. معمولاً سه نوع صورتجلسه اصلی داریم:
صورتجلسه هیات مدیره
صورتجلسه مجمع عمومی عادی
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
تغییر آدرس و کد پستی شرکت
در شرکت‌های سهامی خاص و مسئولیت محدود، هیات مدیره درباره تغییر آدرس شرکت تصمیم می‌گیرد. در اولین قدم باید جلسه مجمع عمومی شرکت تشکیل شود و در صورت رضایت حداکثری، صورتجلسه ایجاد و ثبت می‌گردد.
تغییر موضوع فعالیت شرکت
یکی دیگر از تغییرات مهم شرکتها که نیاز به ثبت شدن دارد، تغییر در زمینه فعالیت است. هر شرکت با هدف خاصی تشکیل شده و زمینه فعالیتش هم با توجه به این هدف در نظر گرفته می‌شود.
ممکن است به دلایل مختلفی اعضای شرکت تصمیم بگیرند زمینه فعالیت شرکت را تغییر دهند.
برای تغییر زمینه فعالیت شرکت، ابتدا باید مجمع عمومی تشکیل شود تا نظر همه اعضاء در این باره مشخص شود. اگر اعضاء درباره تغییر موضوع فعالیت به نتیجه برسند باید صورتجلسه لازم ثبت شده و به امضای همه سهامداران برسد. ضمناً میزان سهم هر فرد هم درصورتجلسه مذکور مشخص می‌شود.
تغییر نام شرکت
یکی از تغییرات مهم شرکت تغییر در نام است. برای این کار باید جلسه‌ای تشکیل دهید و همه اعضاء در این جلسه حضور داشته باشند. پس از تصمیم گیری در مورد تغییر نام لازم است صورتجلسه آن را تشکیل داده و به امضای همه افراد حاضر برسانید.
همچنین لازم است مجمع عمومی عادی هم صورتجلسه را امضاء کند. در مرحله بعدی باید مدارک لازم را به اداره ثبت شرکتها بفرستید.
در مورد شرکت‌های تضامنی و نسبی لازم است که نام یکی از اعضاء در کنار نام شرکت ذکر شود.
در کنار نام شرکت و بسته به نوع آن حتماً باید یکی از عناوین نسبی، مسئولیت محدود یا تضامنی ذکر شود.
کاهش یا افزایش سرمایه شرکت
به دلایل مختلفی ممکن است میزان سرمایه شرکت افزایش یا کاهش داده شود. اگر می‌خواهید افزایش سرمایه شرکت را انجام دهید ابتدا باید جلسه هیات مدیره تشکیل شود. هیات مدیره گزارش‌های مالی شرکت را بررسی کرده و نظر بازرسان را هم در این باره جویا خواهد شد.
اگر شرکت تان سهامی خاص است پس از این که تایید هیات رئیسه را گرفتید، باید آگهی لازم را در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر نمایید. با انتشار این آگهی سهام جدید شرکت فروخته می‌شود.
درباره شرکت سهامی عام اوضاع متفاوت است. در این شرکت باید آگهی در روزنامه چاپ شود. پس از آن سهامداران بی نام می‌توانند در زمان مشخص شده برای اخذ گواهینامه حق خرید سهام اقدام نمایند.
کاهش سرمایه شرکت هم روال مشخصی دارد که باید طی شود مثلاً ممکن است بخشی از سرمایه از مدار فعالیت شرکت حذف شود.
سخن پایانی
ثبت تغییرات شرکت برای تغییرات مختلفی مثل تغییر نام، موضوع فعالیت، انحلال و بسیاری موارد دیگر ضروری است. اگر تغییری ایجاد شده ولی ثبت نشود، از نظر قانون پذیرفته نخواهد بود.
این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.