به گزارش خبرنگار مهر، این سوابق باید با احراز قبولی در آزمون سراسری سازمان سنجش آموزش کشور، دارا بودن دیپلم متوسطه برای دانش‌آموزان نظام قدیم و پیش دانشگاهی برای دانش آموزان نظام جدید با تائید وزارت آموزش و پرورش برای ورود به دوره های تحصیلی کاردانی و کارشناسی پیوسته و نیز داشتن آخرین مدرک تحصیلی مورد تایید وزارت برای ورود به دوره های بالاتر مورد بررسی قرار گیرد.
در صورتی که مستند شروع به تحصیل، مدارک تحصیلی دانشگاهی خارجی باشد دارا بودن نتیجه ارزشیابی اداره کل دانش آموختگان وزارت علوم و چنانچه دانشجو مدارک دانش‌آموختگی تحصیلات متوسطه (دیپلم) خارجی را دارا باشد داشتن نتیجه ارزشیابی وزارت آموزش و پرورش از مدارک مربوط الزامی است.
بر اساس این شیوه نامه، اگر متقاضی دانشجوی انتقالی از یکی از موسسات کشور یا انتقالی از خارج از کشور باشد باید مراتب با ذکر تاریخ و شماره مجوز مربوط صادره از سوی اداره کل امور دانشجویان داخل وزارت یا معاونین آموزشی موسسات مبدأ و مقصد برای هر دانشجو مستقلاً بایگانی شود.
همچنین اگر دانشجو بـرای دانش آموخته شدن موظف به دفاع از پایان نامه / رساله (پس از خاتمه امتحانات) باشد در صورت دفاع موفقیت آمیز، تاریخ دفاع به عنوان تاریخ دانش‌آموختگی منظور می شود.
باید فهرست اسامی، صدور تاییدیه های تحصیلی و امضای دانشنامه ها بر اساس مشخصات مندرج در شناسنامه و کارت شناسایی ملی صورت گیرد.
هر دانشنامه باید منحصراً توسط رئیس موسسه و رئیس دانشگاه منتخب استان مهر و امضا شود. مهر دانشگاه منتخب برای این منظور باید شامل واژه "منتخب" باشد.