به گزارش خبرگزاری مهر، پژوهشگران حاضر در وبینار آنلاین دورکاری در شرایط بحرانی در شهرداری تهران از سلسله نشست‌های علمی دوازدهمین جشنواره پژوهش و نوآوری در مدیریت شهری (مجمع شهری تهران) با موضوع دورکاری در شرایط بحرانی در شهرداری تهران عنوان کردند، بحران کرونا تاریخ جهان را به دوران قبل و بعد از کرونا تقسیم کرده است که در این میات تغییرات نظام اداری و منابع انسانی در شهرداری تهران با رفع شرایط کنونی به شرایط قبل باز نمی‌گردد و نیروی انسانی با شرایط جدیدی در ارائه وظایف سازمانی خود بعد از رفع این بحران روبه رو می‌شوند.
نایب رئیس کمیسیون برنامه و بودجه شورای شهر تهران در این وبینار آنلاین که با حضور سید محمد احمدی، شهردار رشت، عباس کرکه آبادی، مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور، اسحاق بهادری، مدیرکل منابع انسانی شهرداری تهران، کاوه تیمورنژاد، پژوهشگر، میرعلی سید نقوی، دانشیار دانشگاه علامه طباطبایی و روح الله فلاحی، مدیر مطالعات و برنامه ریزی توسعه شهری و توسعه منابع انسانی مرکز مطالعات و برنامه ریزی شهر تهران برگزار شد، گفت: در یک سال اخیر به دلیل شیوع ویروس کرونا که بحرانی جهان شمول است، روابط اجتماعی در زندگی انسان‌ها متأثر از این اتفاق تغییر کرده است. به عنوان مثال اگر در گذشته مدیران منابع انسانی دغدغه حضور و غیاب کارکنان را داشتند، اما امروزبه دنبال ساز و کارهایی هستند که بدون حضور کارکنان هم از گسترش این بیماری جلوگیری کنند و هم مأموریت‌های سازمان خود را اجرا کنند.
حسن رسولی با اشاره به اینکه شیوع اپیدمی کرونا باعث شده تا بخش‌های مخلفی از اقتصاد کشور فلج شود، ادامه داد: بر همین اساس این ویروس ازیک طرف یک تهدید جدی در مقابل حیات اجتماعی مردم جهان بوده و از طرف دیگر قابلیت تبدیل به یک فرصت جدید را نیز دارد. با توجه به پویایی فرهنگی جوامع که در مواجهه با هر پدیده نو پدیدی راه تداوم حیات را پیدا می‌کند، در شرایط فعلی عقل جمعی بشریت با قبول این واقعیت ضمن پیشگیری و درمان این اپیدمی به دنبال شناسایی راه‌هایی برای زندگی در این شرایط هست.
وی با بیان اینکه بیماری اپیدمیک کرونا هم روابط انسان‌ها و هم روابط کاری و مأموریت‌های نهادها و سازمان‌های اجتماعی و ادارات را در سراسر دنیا ازجمله کشور ما با شرایط جدیدی روبه رو کرده است، یادآور شد: تصور بنده بر این است که متأثر از این شرایط بحران در شهرداری‌ها ناگزیر به سمت حرکت به سوی جامعه هوشمند خواهیم بود.
این عضو شورای شهر تهران با اشاره به توسعه زیرساخت‌های هوشمند سازی در کشور در اواسط دهه ۸۰ بیان کرد: ناچار هستیم برای مواجهه کم خطرتر با شرایط فعلی از تکنولوژی‌های نوین و پیشرفته فناوری ارتباطات در بخش اداری استفاده کنیم.
رسولی در بخش دیگری از صحبت‌های خود با بیان اینکه بحران کرونا تاریخ جهان را به دو مقطع قبل و بعد از خود تقسیم می‌کند، تاکید کرد: بدیهی است که حوزه مدیریت شهری از این قاعده مستثنا نیست و باید بتواند با تکیه بر تجهیزات خود و بستر سازی های لازم هم با شرایط بحران این بیماری مقابله کند و هم به انجام مأموریت‌های خود بپردازد. طبیعی است که اگر در این راه دچار کاستی شود، تأثیرات آن را در کارکرد سازمانی خود خواهد دید.
وی با اشاره به اینکه اکنون در شهرداری تهران بسیاری از زیرساخت‌های لازم برای ایجاد شهر هوشمند در دوره‌های گذشته مدیریت شهری ایجاد شده است، گفت: اکنون به دنبال ایجاد شهری هوشمند، بدون حضور مردم در بخش‌های مختلف خدمات رسانی شهرداری تهران هستیم.
خزانه دار شورای شهر تهران با تاکید بر اینکه نه تنها شهرداری تهران بلکه تمامی ۱۲۵۰ سازمان شهرداری‌های کل کشور تمامی نهادهای اداری برای انطباق با شرایط جدید نیاز به بازسازی، نوسازی و معماری مجدد بخش اداری خود در بحران کنونی هستند، افزود: حتی اگر در آینده شاهد دسترسی مردم به واکسن این بیماری نیز باشیم، حتماً این پدیده به عنوان یک نقطه عطفی تاریخ جهان را به پیش و پس از کرونا تقسیم می‌کند که آثار تکنولوژی ناشی از این شرایط در زندگی انسان‌ها تأثیرگذار خواهد بود.
وی ادامه داد: در حوزه اداری نیز سازمان‌ها از نظر مکانیزم‌های هماهنگی، کنترل و سرویس دهی به بیرون محیط کار خود متناسب با ظرفیت‌هایی که دارند، باید در بستر وب دگرگون شود.
رسولی با اشاره به عقب ماندگی‌هایی که در این حوزه در شهرداری‌ها وجود دارد، یادآورر شد: معتقدم در حوزه منابع انسانی در دوران کرونا و بعد از آن از نظر جذب، آموزش و نگهداری کارکنان نیازمند معماری جدید نظام اداری است و باید شرایطی فراهم شود تا ضمن اینکه هزینه‌های ناشی از این بحران را کاهش می‌دهیم از کنار این بحران نیز به گونه‌ای عبور کنیم که استفاده بهینه از شرایط موجود را ببریم.
دورکاری یک وضعیت اختیاری است
در ادامه این نشست پژوهشگر و مدیر کل سابق منابع انسانی شهرداری تهران با اشاره به مطالعاتی که با شیوع بیماری کرونا در خصوص ادامه فعالیت کارکنان شهرداری تهران در یک سال اخیر انجام شده است، گفت: با شیوع بیماری کرونا در سال گذشته به پیشنهاد مرکز مطالعات قرار شد تا درباره فعالیت منابع انسانی شهرداری تهران مطالعاتی انجام شود که برای انجام این کار کارگروهی در رابطه با حوزه منابع انسانی و موضوع دورکاری تشکیل شد.
کاوه تیمور نژاد با اشاره به مفهوم دورکاری افزود: دورکاری نوعی سازمان کاری است که طی آن کارکنان به شکلی انعطاف پذیر در حوزه زمانی پاره وقت یا تمام وقت و در حوزه مکان که شامل خانه می‌شود با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به انجام وظیفه و پاسخ گویی به امور محوله می‌پردازد.
وی با بیان اینکه دورکاری یک مزیت محسوب می‌شود، ادامه داد: شرایط کنونی نظام اداری و منابع انسانی را در تمامی سازمان‌ها و نهادها به ویژه شهرداری تهران محکوم و مجبور به تغییر کرده است. این در حالی است که این تغییرات حتی در شرایط غیر بحرانی باید به وجود می‌آمد.
این پژوهشگر با تاکید بر اینکه دورکاری یک اجبار نیست بلکه یک وضعیت اختیاری است، بیان کرد: در واقع کارمند دورکار، کارکنانی هستند که خارج از محیط اداری خدماتی را به مخاطبان خود ارائه می‌دهند به شرط اینکه این رویکرد آسیبی به کیفیت کار آنها وارد نکند.
وی همچنین با اشاره به معایب نظام دورکاری یادآور شد: دورکاری مزایا و معایبی دارد. به عنوان مثال نپذیرفتن فرهنگ دورکاری ازسوی مدیران یکی از معایب است. گاهی اوقات مدیران تمایل دارند تا کارمندان همیشه دردسترسی آنها باشند. همچنین عدم کنترل جدی بر عملکرد کاری کارکنان را یکی از ایرادات دورکاری می‌دانند. در برخی مواقع از ابزار دورکاری برای دادن پاداش به کارکنان خود استفاده می‌کنند. این در حالی است که نباید از نگاه منفی کارکنان به دور کاری غافل ماند. نیروی انسانی دورکار بر این باور است که باید هزینه‌های زیادی را بابت این شیوه کاری متحمل شود و از همه مهمتر اینکه از امور رفاهی‌ای که سازمان در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، دور می‌ماند.
مدیر کل اسبق منابع انسانی شهرداری تهران با بیان اینکه در شرایط نوین قرار است تا شهر مجازی در کنار شهر واقعی به وظایف خود بپردازد، تاکید کرد: با استفاده از ابزار دورکاری در نظر داریم تا با استفاده از موضعیت مجازی ای که در اختیار داریم به وظایف شهر بپردازیم.
وی با اشاره به اینکه دور کاری عبور سازمان‌ها ازشیوه های سنتی مدیریت منابع انسانی است، گفت: این ابزار امروز فرصتی را فراهم کرده تا یک نگاه جدیدی را در مدیریت منابع انسانی تحت عنوان «کار از راه دور» ایجاد کنیم.
به گفته تیمور نژاد؛ آمارهای جهانی نشان می‌دهد ۷.۷ درصد از سازمان‌های اتحادیه اروپا قبل از شیوع بیماری کرونا از ابزار دورکاری استفاده می کرده‌اند که این آمار در سال ۲۰۲۰ در سطح اتحادیه اروپا به ۱۵ درصد رسیده است که در این میان کشورهای فنلاند و هلند در اتحادیه اروپا سرآمد بوده‌اند.
این پژوهشگر با اشاره به تأثیر فرهنگ سازی، پذیرش دورکاری، فناروی اطلاعات و ارتباطات، شغل دورکار ومکان دورکاری افزود: در فرهنگ سازی و پذیرش دورکاری باید به عوامل فردی توجه داشته باشیم. در واقع کارکنان و مدیران باید این فرهنگ را به دست آورده و هنجارهای گروهی در این زمینه تدوین شود.
وی با بیان اینکه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات اقدامات خوبی در شهرداری تهران در سال‌های گذشته انجام شده است، ادامه داد: باید مشاغل دورکار در سطح شهرداری تهران که شامل ۷معاونت، ۲۲ منطقه و ۱۲۲ ناحیه و بیش از ۴۰ سازمان تابع شهرداری تهران است، مشخص شود.
شهرداری رشت پیشتاز در دورکاری نیروی انسانی
شهردار رشت نیزدر ادامه این وبنیار با تاکید بر اینکه امروز جامعه اداری ما به فرصت دورکاری نیازدارد، گفت: دورکاری یک نوع مدیریت جدید در کشور محسوب می‌شود که در این طرح یک ارتباط جدیدی بین کار، کارمند و محیط ایجاد می‌شود. به جای اینکه کارمند تکالیف خود را در اداره انجام دهد در فضایی که برای او تعریف شده است، انجام می‌شود.
سید محمد احمدی با بیان اینکه در شرایط دورکاری مدیران موظف به انجام طرح نظارت بر کارکنان در منزل هستند، افزود: در این نظارت باید از ظرفیت فرآیندهای الکترونیکی موجود استفاده شود. طرح دورکاری باید قابل اندازه گیری شود باشد که این موضوع به دلیل مشغله مدیران میانی و پایه مغفول مانده است.
وی با اشاره به اینکه باید معیارهای اندازه گیری کار در این شرایط قابل تعریف باشد، ادامه داد: به عنوان مثال ارزیابی عملکرد کارکنان را در طرح دورکاری به صورت میزان فعالیت بر اساس نفر ساعت می‌توانیم انجام دهیم. در حال حاضر یکی از مفاهیمی که در طرح نظارت بر دورکاری کارکنان مد نظرقرار داده، همین مساله است.
احمدی با بیان اینکه باید در فرآیند دورکاری بهره وری سازمانی را ارتقا دهیم، یادآور شد: صرفه جویی در هزینه‌ها و افزایش اشتغال کارکنان ازجمله مواردی است که در انجام این فرآیند باید مورد توجه قرار گیرد.
وی با اشاره به تأثیرات فردی، سازمانی و اجتماعی اجرای طرح دورکاری بیان کرد: افزایش قدرت سازمان‌ها در استفاده بهینه نیروی کار یکی از تأثیرات دورکاری در سازمان هاست. کاهش شلوغی بیش از حد محل‌های کار، کاهش نیاز به ساختمان‌های بزرگ برای فعالیت سازمان‌ها، کاهش غیبت کارکنان ازمزیت های اجرای این طرح است.
به اعتقاد شهردار رشت، معایب طرح دورکاری در یه همه جا یکسان نیست، اما یکی از این معایب مشکل نظارت بر خروجی هاست.
احمدی در ادامه با اشاره به ظرفیت‌های شهر رشت به عنوان یکی از بزرگترین و پر جمعیت ترین شهرهای شمالی ایران یادآور شد: براساس آمار جمعیتی در سال ۱۳۹۵ جمعیت این شهر ۶۷۶۹۷۱ نفر است اما برآورد ما حکایت از جمعیت حدود ۸۰۰ هزار نفری دارد این در حالی است که جمعیت شناور این شهر به صورت روزانه به دلیل مرکزیت استان به بیش از ۱ میلیون نفر می‌رسد که در ماه‌های گردشگری بیشتر می‌شود.
شهردار رشت با اشاره به پیوستن این شهر به شبکه شهرهای خلاق یونسکو در سال ۲۰۱۵ تاکید کرد: باتوجه به گستره فعالیت‌های شهرداری بسیاری از خدمات که شامل خدمات عملیاتی و اداری است باید از سوی این سازمان انجام شود. در بخش زیادی از حوزه‌های مأموریت‌های عملیاتی که در ارتباط با زندگی روزمره مردم است در شرایط بحرانی امکان تعطیلی آن و یا کاهش نیروی انسانی در این بخش‌ها وجود نداشت.
وی با اشاره به اجرای آئین نامه دورکاری در دو برهه زمانی اسفند سال ۹۸ و تیرماه سال ۹۹ گفت: از جمله وارد مهم لحاظ شده اولویت دادن به دورکاری کارکنان دارای بیماری خاص، بانوان باردار، کارکنان دارای سن بالا، کارکنان دارای معلولیت، کارکنان دارای فرزند معلول، بانوان دارای فرزند زیر سن ۶ سال بوده است.
محمد احمدی افزود: تصویب بودجه مورد نیاز در حوزه فناوری اطلاعاتبه ویژه افزایش امنیت شبکه‌های ارتباطی ازجمله اقدامات انجام شده در این حوزه بود. همچنین تلاش کردیم زیرساخت‌های لازم را در سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات ایجاد کنیم. به عنوان مثال ایجاد میزکار مجازی و دسترس به سامانه مالی از منزل برای کارکنان و برگزاری جلسات اداری در فضای مجازی، برگزاری کنفرانس‌ها و سیمنارهاو جشنواره‌ها در این فضا از اقدامات دیگر شهرداری رشت بوده است.
به گفته وی؛ ایجاد بستر سازی شهر هوشمند در رشت شامل توسعه شبکه فیبر نوری و افتتاح کنترل آنلاین شبکه ترافیکی با استفاده از دوربین‌های کنترل و نظارت، ایجاد کیف پول شهروندی برای استفاده از حمل و نقل عمومی و راه اندازی اپلیکیشن حوزه خدمات شهری مانند جمع آوری زباله و … از اقدامات دیگری است که در یک سال اخیر در این کلانشهر انجام شده است.
ارتقای بهره وری سازمان‌ها با استفاده از ابزار دورکاری
مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور نیز با اشاره به گزارش‌های سازمان جهانی کار درسال ۲۰۲۰ گفت: سازمان جهانی کار در سال ۲۰۲۰ در گزارش خود درباره دورکاری در زمان شیوع کووید ۱۹ استفاده از این ابزار را باعث استمرار کسب و کار و ارتقای بهره وری عنوان کرده است. همچنین دراین گزارش عنوان شده است دورکاری فرصتی برای منعطف کردن کارکنان به دور از فضای کاری است.
عباس کرکه آبادی افزود: دورکاری بحث ارتباط و تعامل کارمند و دستگاه‌های دولتی نیست بلکه مساله ارتباط مردم با کارکنان و مردم با دستگاه‌ها را مطرح می‌کند که سازمان جهانی کار در رابطه با ضرورت انجام این کار تاکید کرده است.
وی ادامه داد: دورکاری باید توافقی بین کارفرما و کارکنان باشد که به نحوی انجام کار در خانه، میزان حضور در منزل و میزان پرداخت دستمزدها و ابزارهای ارتباطی تاکید کرده و ابزارهای ارائه این گزارش‌ها را لحاظ کرده است.
مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور با بیان اینکه کشورهایی مانند ایتالیا و کانادا از جمله کشورهایی هستند که در این رابطه پیشگام بوده‌اند، بیان کرد: در این کشورها تعاریف قانونی دورکاری، تهیه تجهیزات ابزار لازم برای دورکاری، تدوین توافقنامه بین مدیر و کارکنان دررابطه با نوع فعالیت و تهیه دستور العمل های چگونگی کار تهیه شده است.
پیشگامی شهرداری تهران در اجرای طرح دورکاری
مدیر کل منابع انسانی شهرداری تهران نیز با تاکید بر اینکه سیستم دورکاری در این مجموعه در دو بعد طراحی شده است، گفت: عمده فعالیت‌های شهرداری تهران در زمینه استراتژی هوشمند سازی در دو بخش شرایط بحران و دورکاری با رویکرد شرح مشاغلی که دارای ماهیت دورکاری هستند، بازتعریف شده است. باشیوع بیماری کرونا در کشور شهرداری تهران به مانند سایر نهادها با مشکلات زیادی مانند انباشت نیروی اداری در نهادها، استرس کارکنان و شهروندان روبه رو بود.
اسحاق بهادری با اشاره به اینکه شهرداری تهران به دلیل خدمات عمومی که باید به شهروندان ارائه دهد، نیازمند بازنگری دقیق در اجرای طرح دورکاری بود، افزود: در حوزه کارکنان، اولین گام تنظیم دستور العمل های به موقع برای حفظ کارکنان از ابتلاء به بیماری کرونا بود. به همین دلیل از ۴ اسفنده سال گذشته دستور العمل های متعددی در زمینه حضور کارکنان، کاهش ساعت کاری، اجرای مصوبات ستاد ملی کرونا انجام شد.
وی با اشاره به تنظیم ۲۷ بخشنامه در این زمینه درشهرداری تهران ادامه داد: در این بخشنامه‌ها مأموریت کارکنانی که شاغل در دو حوزه ستادی و صف هستند هستند، به گونه‌ای تنظیم شد تا درانجام وظایف محوله خللی در خدمات رسانی به شهروندان ایجاد نکند.
مدیر کل منابع انسانی شهرداری تهران با تاکید بر اینکه کاهش کارکنان در فضاهای اداری باعث شد تا همکاران ازخطر ابتلاء به این بیماری حفظ شوند، بیان کرد: این در حالی است که در مجموعه شهرداری تهران شاهد ابتلای برخی از کارکنان به این بیماری و یا فوت آنها بودیم.
وی با بیان اینکه اداره کل منابع انسانی طرحی به عنوان انجام کار ازراه دور با حفظ سلامت کارکنان در شهرداری تهران اجرا کرد، یادآور شد: این دستور العمل یک هفته بعد از ابلاغ وزارت بهداشت در خصوص شیوع کرونا به تمام واحدهای شهرداری تهران ابلاغ شد و می‌توان گفت که شهرداری تهران در حوزه دورکاری در شرایط بحرانی کشور می‌تواند یکی از پیشگامان محسوب شود.
وی در ادامه با بیان اینکه همزمان با مدیریت بحران در شهرداری تهران و صدور بخشنامه‌ها با تدابیر معاونت منابع انسانی همزمان در راستای اهداف این مجموعه که هوشمند سازی فرایندها بود، تصمیم گرفتیم با استفاده از فناوری ماهیت دورکاری را در شرح مشاغل کارکنان پیگیری کنیم، تاکید کرد: در گام اول نیازمند مطالعه و تحلیل طرح‌های موفق در سازمان‌ها و کشورهای دیگر بودیم. این در حالی است که در راستای بیانات مقام معظم رهبری در رابطه با توسعه نظام اداری، قوانین موجود به ویژه بخشنامه دولت درسال ۸۹، برنامه ۵ ساله سوم شهرداری و برنامه راهبردی معاونت منابع انسانی؛ از ۲.۵ سال قبل از شیوع بیماری کرونا به موضوع دورکاری پرداخته شده بود، اما چون سند بالادستی دراین رابطه وجود نداشت، این طرح جمع بندی شد.
بهادری با اشاره به اینکه با شیوع کرونا از دستور العمل موجود در بعد مدیریت بحران استفاده شد، گفت: با تشکیل جلساتی نسبت به بررسی آئین نامه دورکاری اقدام کردیم. همانطور که می‌دانید آئین نامه‌ای که در این زمینه وجود داشت، توسط دولت ابلاغ شده بود که ایراداتی داشت و به همین دلیل در اجرا با مشکلاتی روبه رو شد. به عنوان مثال زیر ساخت‌های فنی فراهم نبود، بحث عدم هماهنگی فرهنگ دورکاری، احساس خطر کارکنان در دورکاری مشکلات این آئین نامه بود. همچنین هیچ گونه سیستم نظارتی بر انجام وظایف فرد دورکار در ساختارها وجود نداشت و کارکنان تعلق کاری کمتری نسبت به وظایف و مأموریت‌های خود داشتند.
لزوم سنجش آمادگی کارکنان برای انجام دورکاری
در انتهای این نشست نیز دانشیار دانشگاه علامه طباطبایی با بیان اینکه موضوع دورکاری ادبیات مشخصی در حوزه مدیریت منابع انسانی دارد، گفت: باید توجه داشته باشیم که دورکاری یک هدف نیست بلکه یک ابزار است تا به هدف که بهره وری سازمان برسیم.
میر علی سید نقوی با بیان این مطلب افزود: بحث دورکاری یکی از موضوعاتی است که در آینده نیز ادامه خواهد داشت و در واقع یک آینده محتومی است که پایه‌های آن در گذشته گذاشته شده است.
وی با اشار به اینکه به نظر می‌رسد بعد از اتمام بحران بیماری کرونا نظام اداری کشور قطعاً به حالت قبل و سنتی خود باز نمی‌گردد، ادامه داد: موضوعاتی که امروز در منابع انسانی مطرح بوده، مختلف است. به عنوان مثال در حوزه رفتاری یکی از این موضوعات وجود خشونت در محیط کار بود که این مساله همیشه وجود داشته است. آن چیزی که نگران کننده بود افزایش این شیوه خشونت در ادارات است. اما این مشکل هر چند با اجرای دورکاری کاهش پیدا کرده است، اما امکان دارد که خشونت در محیط کار به صورت خشونت در محیط خانه منتقل شده باشد.
به گفته این استاد دانشگاه، همچنین موضوعاتی مانند بحث‌های مربوط به افزایش تعارضات که درمحیط های سازمانی وجود داشت و از آن به عنوان «زیر آب زنی» یاد می‌شد، اکنون این تعارضات در منازل دیده می‌شود.
وی در ادامه با تاکید بر اینکه در حال حاضر امکان استفاده تمامی اعضای خانواده از شرایط دورکاری در خانه‌های امروزی وجود ندارد، بیان کرد: اکثر خانه‌ها در تهران واحدهای کوچکی است که در این فضا کارکنان می‌خواهد کار کنند. چالش‌های تعادل کار و خانه باید به آن توجه شود برنامه ریزان باید به این مساله توجه کنند. تنها داشتن امکانات زیر ساختی کافی نیست و باید دید که در محیط خانه فضا برای کارمند مهیا است یا خیر!
نظر شما