۷ دلیل برای خرید اتوماسیون اداری آی کن

به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، عدم استفاده از کاغذ در فرایندهای اداری و سازمانی علاوه‌بر کاهش برخی هزینه‌ها به تسریع روند کارها نیز کمک می‌کند. سیستم‌های اتوماسیون راه حل مناسبی برای این مشکل هستند. برای داشتن یک عملکرد مفید و مؤثر باید سیستم اتوماسیون مناسبی را انتخاب کنید و تمامی سیستم‌های موجود را مورد بررسی قرار دهید. سیستم اتوماسیون اداری آی کن یکی از سیستم‌های مطرح است که ویژگی‌ها و مزایای ویژه خود را دارد و از عملکرد بهتری نسبت به سایر سیستم‌های اتوماسیون برخوردار است. در ادامه این مطلب به بررسی مزایا و دلایلی که موجب می‌شود سیستم اتوماسیون اداری ‏آی کن را خریداری کنید، می‌پردازیم.

اتوماسیون اداری پیشرفته

سیستم اتوماسیون پیشرفته آی کن شرایط مطمئن و مناسبی را فراهم می‌کند، تا کسب وکار خود را به یک سازمان بدون گردش کاغذ و کاملاً الکترونیک تبدیل کنید. همچنین مجموعه‌ای از اطلاعات یکپارچه با قابلیت دسترسی از سیستم‌های مختلف را برای شما فراهم می‌کند. این سازمان الکترونیک در کنار قابلیت گردش مکاتبات اداری، قابلیت ارائه سرویس الکترونیکی به کارمندان یک کسب وکار و مشتریان آن را نیز، فراهم می‌کند.در اتوماسیون اداری آی کن قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر بخش‌ها و نرم‌افزارهای سازمان وجود دارد؛ به عنوان مثال می‌توان بخش‌هایی همچون پرتال، کارگزینی، انبار، مالی و حضور و غیاب را نام برد. در ادامه این مطلب به دلایل خرید این سیستم اتوماسیون می‌پردازیم.

افزایش بهره‌وری، کارایی و شفافیت

سیستم اتوماسیون آی کن این قابلیت را دارد تا زمان و انرژی مورد نیاز برای انجام کارها را کاهش دهد. این ویژگی موجب می‌شود تا کارکنان تمرکز خود را روی ظایف و کارهای مهم‌تری بگذارند. زمانی که تمرکز کارکنان روی مسائل مهم‌تری قرار بگیرد، منابع مالی و انسانی سازمان به طور کارآمدتری مورد استفاده قرار می‌گیرند. اتوماسیون اداری آی کن موجب کاهش خطاها و افزایش دقت در وظایف شده که این موضوع به کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان و کارمندان منجر می‌شود. با توجه به اینکه شفافیت در فرایندهای اداری موجب ایجاد دید بهتر مشتری به سازمان می‌شود، این موضوع یک مزیت مهم آی کن است.

صرفه‌جویی میلیاردی و سرمایه‌گذاری میلیونی

همان‌طور که مشخص است هدف استفاده از سیستم‌های اتوماسیون کاهش میزان هزینه‌ها و گردش کاغذ است. سیستم اتوماسیون آی کن این قابلیت را دارد تا با کاهش میزان کاغذها علاوه‌بر کاهش هزینه‌ها به حفظ محیط زیست نیز، کمک کند. به عنوان مثال در یک سیستم با ۲۰ کاربر فعال و تولید روزانه ۴ فرم در ۵ روز کاری، سالیانه حداقل ۲۰۰۰ فرم الکترونیکی تولید می‌شود. اگر در چنین سازمانی از سیستم‌های اتوماسیون استفاده نشود، سالیانه میلیاردها ریال هزینه برای سازمان ایجاد می‌شود. همچنین اگر زمان چاپ برگه‌های کاغذ را در نظر بگیرید، برای چاپ هر فرم حدود ۳ دقیقه زمان لازم است که موجب هدر رفتن زمان کارمندان می‌شود.

بالاترین سطح از محرمانگی و امنیت

سیستم اتوماسیون اداری به کمک جدیدترین روش‌های حفظ امنیت نرم افزار و رعایت استانداردها امنیت سازمان‌ها را در بهترین شرایط ممکن حفظ می‌کند. این نرم افزار ویژگی‌های امنیتی بسیاری دارد که شامل گواهینامه مرکز افتا و کسب تاییدیه امنیت از مراکز امنیتی کشور، دریافت مجوز دسترسی به قابلیت‌های سامانه تا پایین‌ترین سطح ممکن، قابلیت استفاده از توکن فیزیکی (FST) و انطباق با استاندارد ISO ۱۵۴۰۸ می‌شوند. این سیستم همچنین از PKI، SSL، امنیت اشتراکی( Secret Sharing)، ورود یکپارچه( SSO) و امضای دیجیتال پشتیبانی می‌کند.

دبیرخانه عادی و محرمانه و آرشیو اسناد

دبیرخانه آی کن اصلی‌ترین دلیل موفقیت کسبوکارها برای آسان کردن فرایند اداری است. این سامانه یک واسطه قدرتمند در ساده‌سازی کارها، افزایش سرعت و دقت مکاتبات اداری میان مدیران، مشتریان و کارمندان، محسوب می‌شود. مهم‌ترین مزیت دبیرخانه این سامانه قابلیت فراخوانی سرویس سفارشی پس از ثبت نام است. این قابلیت به سازمان‌ها در پیاده‌سازی روندهای اختصاصی و کاهش فرایندهای دستی کمک می‌کند. سامانه آرشیو اسناد این اتوماسیون اداری نیز جدیدترین راهکار برای اصلاح مدیریت اسناد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها است.

با تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی فضای نگهداری و ذخیره اسناد کاهش می‌یابد؛ که یک مزیت مهم برای سازمان‌ها محسوب می‌شود. علاوه‌بر کاهش فضای نگهداری کنترل دسترسی به اسناد و مدارک نیز بیش‌تر می‌شود و امنیت اسناد را نیز، تضمین می‌کند. همچنین امکان جستجوی سریع و پیشرفت با دقت بالا وجود دارد که در صرفه جویی زمان به کارمندان کمک می‌کند. علاوه بر این‌ها آرشیو اسناد در سیستم موجب افزایش سرعت تبادل، انتشار اسناد و ذخیره آن‌ها می‌شود.

موتورهای تولید فرم‌، گردش کار و فرایندهای سازمانی

در سیستم مدیریت فرایند این مجموعه قابلیت طراحی فرم‌های مورد نیاز در کوتاه‌ترین زمان ممکن فراهم است. این قابلیت موجب می‌شود تا مدیران توانایی تنظیم هر نوع مجوزی را روی فرم‌ها داشته باشند و برای کاربران امنیت اسناد و مدارک سازمانی را تضمین کنند. قابلیت تعریف فرم‌های اداری، فنی، سازمانی، گزارش عملکرد و ISO و ایجاد فرم‌های وابسته به یک‌دیگر برای حفظ یکپارچگی اطلاعات سازمان از دیگر ویژگی‌های خاص این اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

سیستم اتوماسیون آی کن کمک می‌کند تا سازمان گردش فرم‌ها را براساس فرایند تعریف شده، بدون دخالت کاربران و به کمک اطلاعاتی که در فرم‌ها وارد می‌شود، به صورت هوشمند پیش برود. این سیستم اداری می‌تواند در هر مرحله از گردش کار به کمک اطلاعات موجود در فرم‌ها مرحله بعدی را بررسی کرده و تشخیص دهد. این سیستم مدیریت فرایند همچنین این قابلیت را دارد تا اطلاعات ثبت شده در پایگاه‌های‌داده دیگر را به روزرسانی کند.

چت سازمانی، سیستم پیام، پنل ایمیل و پنل فکس سازمانی

سیستم اتوماسیون آی کن مجهز به چت سازمانی با امنیت و سرعت بالا، عدم تأخیر در ارسال پیام و امکان ارسال فایل است. این چت همچنین مجهز به اپلیکیشن موبایل و قابلیت ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی است. سیستم پیام این اتوماسیون قابلیت تفکیک و دسته‌بندی پیام‌ها را نیز، دارد. همچنین از طریق موبایل قابل دسترسی است و امکان تنظیم نوتیفیکیشن و ارسال لینک وجود دارد. با توجه به اینکه ایمیل سازمان یکی از مهم‌ترین بخش‌های کسب‌وکار محسوب می‌شود، گروه مهندسی آی کن نیز یک پنل ایمیل طراحی کرده است که قابلیت تبدیل ایمیل به نامه و بالعکس، ثبت وارده ایمیل در دبیرخانه، جستجو در ایمیل‌ها، گزارش‌گیری و امکان ارسال ایمیل در گردش کار را دارد.

تقویم کاری و دستیار هوشمند

این اتوماسیون سیستم اداری قابلیت یکپارچه‌سازی اطلاعات به کمک سامانه حضور غیاب را دارد. همچنین امکان جستجوی زمان آزاد پرسنل، ثبت جلسات و رویدادها، ثبت یادآور خودکار و یکپارچه سازی به کمک سامانه مدیریت جلسات را دارد. وجود دستیار هوشمند در این سیستم اتوماسیون اداری از دیگر مزایای آن محسوب می‌شود. این دستیار هوشمند قابلیت تعریف وضعیت خودکار برای کارتابل در گردش کار و تشخیص وضعیت در گردش کار به صورت هوشمند را دارد.

جمع بندی

گروه مهندسی آی‌کن این قابلیت را دارد تا علاوه بر ایجاد نظم و کمک در مدیریت فرایندها، امنیت کامل سازمان شما را نیز تضمین کنند. این سیستم اتوماسیون اداری قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای دارد که آن را از سایر سیستم‌های مشابه متمایز می‌کند. افزایش بهره‌وری، کارایی و شفافیت، صرفه‌جویی میلیاردی و سرمایه‌گذاری میلیونی، بالاترین سطح از محرمانگی و امنیت، موتورهای تولید فرم‌، گردش کار و فرایندهای سازمانی و … از جمله دلایلی هستند که این سیستم را بسیار متفاوت می‌کنند.