حضور و غیاب کارمندان

به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، اگر شما مدیر یک اداره یا سازمان هستید و هر روز از ساعت هفت یا هشت در سرکار خود حاضر می‌شوید و تا ساعت چهار یا پنج بعدازظهر حضور دارید شاید سوال شده باشد دلیل حضور و غیاب روزانه کارمندان چیست؟

به عبارتی دیگر چه ضرورتی دارد در یک اداره و سازمان، کارمندان به صورت روزانه با دستگاه حضور و غیاب یا نرم افزار حضور و غیاب، ساعات ورود و خروج خود را ثبت کنند.

دلیل حضور و غیاب کارمندان چیست؟

۱. رعایت نظم و انضباط کاری

حضور به موقع و منظم یک کارمند شرط اول همکاری در هنگام استخدام است. یک نیروی کارگاهی یا اداری با رعایت نظم و انضباط کاری می‌تواند اعتماد مدیریت یک مجموعه برای تداوم همکاری به خود را جلب کند.

۲. افزایش بهره وری

غیبت مکرر یا تأخیر همیشگی یک یا چند کارمند در یک اداره می‌تواند کیفیت خدمات و میزان بهره وری را در کل مجموعه تحت تأثیر قرار دهد.

۳. محاسبه حقوق و مزایا

برای محاسبه حقوق و مزایای کارمندان لازم است ساعات و روزهای حضور و غیاب افراد به طور دقیق مشخص و محاسبه شود. اگر کارمند نیاز به تشویقی یا مرخصی دارد بر اساس گزارش حضور و غیاب آن را دریافت کند.

حضور و غیاب کارمندان را چگونه ثبت کنیم؟

همانگونه که گفتیم ثبت ساعات حضور و غیاب کارمندان برای مدیریت شرکت بسیار ضروری است. برای ثبت ساعات حضور و غیاب کارمندان راه‌های متعددی وجود دارد:

نرم افزار اکسل:

یکی دیگر از روش‌های مرسوم ثبت حضور و غیاب کارمندان، استفاده از نرم افزار اکسل است. ثبت تردد دستی کارمندان با نرم افزار اکسل به ظاهر ساده است ولی به علت ورود دستی اطلاعات و امکان افزایش خطای انسانی اصلاً پیشنهاد نمی‌شود. ثبت حضور و غیاب کارمندان در اکسل صرفاً یک راهکار ابتدایی برای سازمان‌های کوچک است.

دستگاه حضور و غیاب:

با گسترش تکنولوژی دستگاه‌های پیشرفته ای برای محاسبه زمان دقیق ورود و خروج کارمندان وارد بازار شد و این امکان به راحتی و با هزینه بسیار کم در اختیار مدیران قرار گرفته است.

دستگاه کنترل تردد می‌تواند از انواع مختلفی از تکنولوژی‌ها مانند: دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و دستگاه حضور و غیاب کارتی و… استفاده کند.

نرم افزار حضور و غیاب:

برای، ثبت کنترل حضور و غیاب کارمندان در سازمان و اداراتی که پرسنل و کارمندان به علت دلایل فیزیکی یا دلایل دیگر از محل کار خود دور هستند و یا ممکن است دسترسی به آن‌ها مشکل باشد علاوه بر دستگاه‌های ثبت حضور و غیاب می‌توان از نرم افزار ثبت حضور و غیاب استفاده کرد.

به عبارتی دیگر شما می‌توانید در کنار استفاده از دستگاه حضور و غیاب، با کمک نرم افزار ثبت حضور و غیاب بدون محدودیت مکانی به جزئیات ورود و خروج کارمندان دسترسی داشته باشند. همچنین فرآیندهای پیچیده‌ای مانند درخواست مرخصی و ارسال فیش حقوقی، به همراه تعامل بی‌واسطه بین مدیریت و کارمندان، به سرعت و بدون نیاز به استفاده از مدارک کاغذی قبلی، در دسترس قرار می‌گیرند.

دستگاه حضور و غیاب کارمندان مناسب یک اداره چیست؟

همانگونه که گفتیم برای ثبت تردد کارمندان، از دستگاه‌های حضور و غیاب با استفاده از مدل‌های کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره بهره می‌گیریم. هر یک از این مدل‌ها ابزاری کارآمد و مؤثر به حساب می‌آیند.

انتخاب بهترین دستگاه برای ثبت حضور و غیاب کارمندان، به ویژه برای مسئولین سازمان یا شرکتی که در این زمینه اطلاعات و تخصص محدودی دارند، ممکن است چالش‌برانگیز باشد.

یک اداره و سازمان، می‌تواند با توجه به اهداف خود، تعداد پرسنل مشغول و نوع محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهد، می‌تواند دستگاه حضور و غیاب مورد نیاز خود را انتخاب کند.

به عنوان مثال در مواقعی که تعداد پرسنل در دفاتر یا شرکت‌ها کمتر از ۱۰ نفر باشد، بهترین دستگاه حضور و غیاب به صورت ساعت زنی کارتی یا اثر انگشتی است، و این مدل‌ها برای نیازهای آن دسته از مشاغل کفایت می‌کنند.

برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب از اهمیت بسیاری برخوردار است. اصولاً بهترین دستگاه حضور و غیاب تأثیر مستقیمی بر بهره‌وری و دقت محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل دارد. چهار معیار مهم رأی انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب عبارت است از:

قیمت: تطابق با نیاز سازمان

یکی از اولین معیارها در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، تطابق قیمت این دستگاه با نیازهای سازمان یا شرکت می‌باشد. در گذشته، قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب با تکنولوژی‌های مختلف تفاوت‌های زیادی داشت. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی، قیمت‌ها بهبود یافته و اختلاف بین دستگاه‌های کارتی و دستگاه‌های اثر انگشتی یا تشخیص چهره به حداقل رسیده است. به عبارت دیگر، امروزه می‌توان بهترین دستگاه حضور و غیاب را با توجه به تناسب قیمت و نیازها انتخاب کرد.

نوع دستگاه: متناسب با اهداف

اصولاً نوع دستگاه حضور و غیاب نیز باید با اهداف سازمان هماهنگ باشد. در صورتی که هدف اصلی سازمان افزایش امنیت و دقت باشد، دستگاه‌های تشخیص هویت چندگانه اثر انگشتی یا تشخیص چهره بهترین انتخاب خواهند بود. اما در صورتی که سازمان به دنبال کاهش هزینه‌ها با حفظ عملکرد مطلوب است، دستگاه‌های کارتی می‌توانند گزینه مناسبی باشند.

گارانتی و خدمات پس از فروش: تضمین در طول زمان

یکی از مؤلفه‌های حیاتی در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، گارانتی و نحوه ارائه خدمات پس از فروش می‌باشد. هرچند که هزینه خرید یک دستگاه تنها یک بار پرداخت می‌شود، اما نیاز به پشتیبانی و خدمات مرتبط با دستگاه‌ها در طول زمان ادامه خواهد داشت. بنابراین، بهتر است که شرکت یا تأمین‌کننده دستگاه حضور و غیاب تضمین کیفیت گارانتی و سطح خدمات پس از فروش را ارائه نماید.

نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد ویسمن

نرم افزار حضور و غیاب ویسمن به عنوان یکی از بخش‌های کلیدی سیستم‌های کنترل تردد و حضور و غیاب مهرکیا، امکانات گسترده‌ای را برای مدیریت دقیق و کارآمد منابع انسانی فراهم می‌کند. این نرم‌افزار با رابط کاربری ساده و کاربرپسند، قابلیت‌های متعددی را ارائه می‌دهد:

گزارش‌گیری پیشرفته

یکپارچگی با سیستم‌های حقوق و دستمزد

مدیریت زمان و برنامه‌ریزی

دستگاه حضور و غیاب آنلاین

دستگاه‌های حضور و غیاب K۱۴، UF۱۰۰، UFace ۳۰۲ و … آنلاین هستند و ترددها در نرم افزار حضور و غیاب به محض ثبت در دستگاه در نرم‌افزار قرار می‌گیرند. ما این دستگاه‌ها و خدمات مرتبط را در اختیار شما می‌گذاریم.

شرایط ویژه گارانتی و خدمات پس از فروش

محصولات ما با شرایط ویژه‌ای از گارانتی و خدمات پس از فروش ارائه می‌شوند که شامل:

۱۸ ماه گارانتی دستگاه

۴ سال گارانتی سنسور

۱۰ سال خدمات پس از فروش

نصب رایگان

یک سال پشتیبانی نرم‌افزار

ارسال رایگان دستگاه به سراسر ایران

نرم افزار ویسمن بصورت رایگان

این شرایط نشان‌دهنده اعتماد ما به کیفیت محصولات و خدماتی است که ارائه می‌دهیم.

ساعت کاری مجموعه مهرکیا

ساعت کاری شرکت مهرکیا از شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸:۳۰ تا ۱۷ و پنجشنبه‌ها از ساعت ۸:۳۰ تا ۱۲:۳۰ می‌باشد. اگر به دنبال دستگاه‌های حضور و غیاب با کیفیت و قابل اعتماد هستید، مهرکیا انتخابی ایده‌آل برای شما خواهد بود. ما با افتخار آماده‌ایم تا با ارائه محصولات و خدماتی بی‌نظیر، شما را در بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری سازمانتان یاری کنیم.

این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.